Anda bisa menggunakan tabel untuk membuat subformulir — formulir di dalam formulir. Subformulir berisi data yang relevan dengan data di formulir utama.
Sebuah subformulir adalah bentuk yang bersarang di dalam bentuk lain. Biasanya berisi data yang terkait dengan catatan yang sedang dibuka di formulir utama.
Misalnya, Anda dapat memiliki formulir yang menampilkan pesanan, dan subformulir yang menampilkan setiap item dalam pesanan.
Atau, Anda dapat memiliki formulir yang menampilkan negara, dengan subformulir yang menampilkan setiap kota di negara tersebut.
Di bawah ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat formulir dan subformulir dari tabel.
-
Buat Formulir Baru
Di Panel Navigasi kiri, pilih tabel untuk mendasarkan formulir/subformulir Anda dan pilih Formulir dari Pita (pada Buat tab).
Agar ini berfungsi, tabel yang dipilih harus menjadi bagian "satu" dari hubungan satu-ke-banyak.
Lihat di bawah untuk informasi lebih lanjut.
-
Formulir &Subformulir
Formulir dan subformulirnya langsung dibuat dan ditampilkan di Tampilan Tata Letak.
Subformulir muncul dalam Tampilan Lembar Data di bawah bidang lain dari formulir utama.
Melihat Lebih Dekat Subformulir
Mari kita lihat bagaimana subformulir muncul di berbagai tampilan, serta bagaimana subformulir itu mendapatkan datanya.
-
Tampilan Formulir
Beralih ke Tampilan Formulir (dengan mengklik ikon Tampilan Formulir di kanan bawah Access).
Navigasikan melalui formulir utama dengan mengklik Rekam Berikutnya ikon di bagian bawah formulir.
Saat Anda menavigasi rekaman, konten subformulir akan diperbarui menjadi hanya rekaman yang terkait dengan formulir induk.
-
Tampilan Desain
Beralih ke Design View (dengan mengklik ikon Design View di kanan bawah Access).
Subformulir muncul sebagai kotak, dengan sumber datanya ditampilkan. Dalam contoh ini, sumber datanya adalah Table.Albums (yaitu Album tabel).
Anda dapat menggunakan Design View untuk menyesuaikan subformulir. Misalnya, Anda dapat membuka Lembar Properti (dengan mengklik Lembar Properti dalam Desain tab Ribbon) dan sesuaikan berbagai properti sesuai kebutuhan.
-
Sumber Subformulir
Mengklik Data tab Lembar Properti akan mengungkapkan sumber subformulir, serta bidang yang menautkan subformulir ke formulir induk.
Objek Sumber properti menentukan objek apa yang ditampilkan dalam kontrol.
Tautkan Bidang Turunan properti menentukan bidang atau bidang mana dalam subformulir yang menautkan subformulir ke formulir induk.
Bidang Master Tautan properti menentukan bidang atau bidang mana pada formulir induk yang menghubungkan formulir induk ke subformulir.
Cara Kerjanya
Membuat subformulir seperti ini hanya berfungsi jika tabel itu adalah bagian dari suatu hubungan. Access melihat bahwa ada hubungan, sehingga membantu membuat subformulir secara otomatis.
Lebih khusus lagi, tabel harus menjadi bagian "satu" dari hubungan satu-ke-banyak.
Jika Anda membuat formulir dari tabel "banyak", Anda tidak akan mendapatkan subformulir. Formulir akan menjadi formulir sederhana berdasarkan tabel yang dipilih.
Jika Anda membuat formulir dari tabel yang bukan bagian dari hubungan, subformulir tidak diperlukan (karena tidak ada data terkait di tabel lain).
Subformulir terkadang disebut sebagai formulir satu-ke-banyak, karena akan menampilkan bagian "banyak" dari hubungan satu-ke-banyak (dengan formulir induk menampilkan bagian "satu").
Subformulir juga sering disebut sebagai subdatasheet.
Kombinasi formulir/subformulir terkadang disebut sebagai formulir hierarkis, formulir master/detail, atau formulir induk/anak.
Subformulir vs... Subformulir
Jika Anda membuat subformulir menggunakan Panduan SubForm, Anda mungkin akan mendapatkan dua formulir; bentuk utama, dan subformulir. Kedua formulir akan disimpan di bawah Formulir simpul di Panel Navigasi.
Saat Anda membuat subformulir dari tabel (seperti dalam contoh di atas), Anda tidak akan mendapatkan formulir tambahan. Ini karena kontrol subformulir/sublaporan menampilkan data langsung dari tabel.
Jadi secara teknis, dapat diperdebatkan apakah ini sebenarnya subformulir, atau hanya sublembar data. Bagaimanapun, ini akan menampilkan hasil yang sama untuk pengguna.
Jika Anda tidak ingin menampilkan semua bidang dari tabel, Anda bisa menggunakan kueri sebagai objek sumber, atau membuat subformulir menggunakan Panduan SubForm.
Tidak perlu Subformulir?
Seperti yang disebutkan, Access mencoba membantu saat membuat subformulir secara otomatis untuk Anda.
Namun, jika Anda tidak memerlukan subformulir, Anda cukup menghapusnya. Cukup beralih ke Layout View atau Design View, klik kanan pada subformulir, lalu pilih Hapus dari menu kontekstual.
Menambahkan Subformulir ke Formulir yang Ada
Jika Anda sudah memiliki formulir yang ingin Anda tambahkan subformulirnya, Anda dapat melanjutkan dan menambahkan subformulir ke formulir yang ada dengan menambahkan kontrol subformulir.
