Anda dapat membuat laporan langsung dari tabel di Access 2016. Access secara otomatis membuat laporan berdasarkan tabel atau kueri yang dipilih.
Berikut cara membuat laporan dari tabel yang ada.
-
Memicu Perintah Laporan
Di Panel Navigasi kiri, pilih tabel yang menjadi dasar laporan.
Sekarang klik Laporkan pada Pita (dari Buat tab).
-
Laporan
Sebuah laporan akan muncul, berisi semua bidang dari tabel.
Itu muncul di Tampilan Tata Letak, yang merupakan tampilan yang memungkinkan pengeditan. Anda juga dapat beralih ke Tampilan Desain untuk pengeditan yang lebih terkontrol, serta Tampilan Laporan dan Pratinjau Cetak untuk melihat tampilannya bagi pengguna.
Anda dapat membiarkan laporan apa adanya, atau Anda dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan.
Anda dapat menutup Panel Navigasi kiri untuk memberikan lebih banyak ruang bagi laporan.
Untuk melakukan ini, klik « little kecil ikon di bagian atas Panel Navigasi.
Ubah Laporan
Bergantung pada kebutuhan Anda, kemungkinan laporan memerlukan beberapa modifikasi sebelum siap untuk dikirim melalui email atau dicetak.
Secara khusus, periksa apakah itu berisi bidang yang benar, dan tidak terlalu lebar untuk dicetak. Jika terlalu lebar, itu akan menghabiskan banyak halaman ekstra yang tidak perlu.
-
Hapus Kolom yang Tidak Diperlukan
Saat Anda membuat laporan berdasarkan tabel yang ada, selalu ada kemungkinan akan ada bidang yang tidak Anda perlukan dalam laporan. Dalam hal ini, hapus semua bidang yang tidak perlu.
Untuk menghapus bidang, klik kanan padanya dan pilih Hapus dari menu kontekstual.
Anda juga dapat menghapus beberapa bidang sekaligus dengan memilih yang pertama, menahan tombol Shift tombol bawah, lalu pilih yang terakhir.
Untuk memilih bidang yang tidak bersebelahan, gunakan Ctrl sebagai gantinya.
-
Ubah Pemformatan
Anda dapat mengubah warna, font, ukuran, dll sesuai keinginan.
Dalam contoh ini, kami menghapus kerangka yang secara otomatis disetel Access pada bidang. Lebih tepatnya, kami hanya mengatur garis besar menjadi transparan.
Anda juga dapat menggunakan Lembar Properti untuk mengubah pemformatan. Untuk membuka Lembar Properti, klik Lembar Properti tombol pada Pita (di bawah Desain tab).
Jika Lembar Properti sudah terbuka saat Anda memilih sebuah bidang, maka secara otomatis akan menampilkan properti untuk bidang tersebut.
-
Kesalahan Lebar Umum
Perhatikan ikon peringatan kecil di kiri atas laporan yang memperingatkan bahwa laporan Anda lebih lebar dari lebar halaman.
Kemungkinan besar Anda akan mendapatkan peringatan ini jika laporan Anda berisi banyak bidang yang diposisikan bersebelahan.
Anda dapat memindahkannya, mengubah ukurannya, atau menghapusnya. Anda juga dapat mengubah ukuran atau orientasi halaman jika itu pilihan yang sesuai untuk Anda.
Dalam contoh ini, meskipun sejumlah bidang telah dihapus dan bidang yang tersisa dipindahkan ke kiri, footer masih tetap di posisi aslinya. Ini mendorong lebar keluar terlalu jauh. Jika laporan itu dicetak sekarang, masing-masing akan menyebabkan halaman ekstra kosong (atau hampir kosong) untuk dicetak — membuang-buang kertas.
-
Memperbaiki Kesalahan
Klik pesan peringatan untuk membuka daftar drop-down tentang kemungkinan perbaikan masalah.
Pilih opsi untuk melihat apakah itu menyelesaikan masalah. Anda mungkin perlu memilih lebih dari satu.
Mengklik Pilih Kontrol Terjauh ke Kanan dapat berguna untuk menyorot kontrol yang menyebabkan masalah. Anda kemudian dapat memindahkan kontrol tersebut ke kiri, menghapusnya, atau mengubah lebarnya.
Mengklik Hapus Ruang Laporan Ekstra dapat digunakan setelah Anda memindahkan elemen yang menyinggung.
-
Laporan dengan Lebar yang Disesuaikan
Setelah Anda memperbaiki kesalahan di atas, laporan sekarang akan tampak lebih sempit, dan pesan peringatan akan hilang.
-
Laporan dalam Tampilan Tata Letak
Beralih ke Tampilan Tata Letak untuk melihat tampilannya di sana.
-
Laporan dalam Tampilan Laporan
Beralih ke Tampilan Laporan untuk melihat tampilannya di sana.
-
Laporan dalam Pratinjau Cetak
Dan terakhir, alihkan ke Print Preview untuk melihat bagaimana tampilannya saat dicetak.
Ada baiknya untuk melihat berapa banyak halaman laporan yang akan dicetak sebelum dicetak. Anda dapat menggunakan kontrol pagination di bagian bawah laporan untuk melompat maju ke halaman terakhir, dan memeriksa nomor halaman yang tercantum di kontrol.
Jangan lupa untuk menyimpan laporan setelah Anda selesai. Bagaimanapun, Access akan meminta Anda untuk menyimpannya ketika Anda mencoba untuk menutupnya.
