Anda bisa menambahkan subformulir ke formulir untuk menyediakan data terkait dari hubungan satu ke banyak. Ini memungkinkan Anda untuk menampilkan banyak catatan terkait dalam satu catatan.
Sebuah subformulir adalah bentuk yang bersarang di dalam bentuk lain. Biasanya berisi data yang relevan dengan catatan yang sedang dibuka di formulir utama.
Misalnya, Anda dapat memiliki formulir yang menampilkan pesanan, dan subformulir yang menampilkan setiap item dalam pesanan.
Atau, Anda dapat memiliki formulir yang menampilkan band, dengan subformulir yang menampilkan setiap album yang dirilis band.
Berikut contoh lain. Kami akan menambahkan subformulir ke formulir yang berisi informasi tentang negara. Subformulir akan menampilkan kota-kota di setiap negara.
-
Buka Formulir
Di Panel Navigasi kiri, klik kanan formulir dan pilih Tampilan Desain dari menu kontekstual.
-
Luaskan Bilah Alat Kontrol
Temukan Kontrol grup di Desain tab di Pita.
Klik panah bawah kecil untuk memperluas daftar kontrol formulir yang tersedia.
-
Pilih Opsi Subformulir
Klik Subformulir/Sublaporan ikon untuk memilihnya.
Kemudian klik formulir, di lokasi yang Anda inginkan untuk menampilkan subformulir.
Ini meluncurkan Wizard SubForm.
Anda dapat mengarahkan kursor ke setiap ikon untuk melihat kontrol mana yang diwakilinya.
-
Pilih Sumber Data yang akan digunakan untuk SubForm
Anda memiliki opsi untuk mendasarkan subformulir Anda pada tabel atau kueri, atau pada formulir yang sudah ada.
Dalam contoh ini, kita akan memilih Gunakan Tabel dan Kueri yang ada .
Setelah Anda memilih opsi, klik Berikutnya> .
-
Pilih Bidang
Jika Anda memilih Gunakan Tabel dan Kueri yang ada , Anda sekarang akan diminta untuk memilih bidang yang akan digunakan dalam subformulir.
Pilih tabel atau kueri dari daftar tarik-turun.
Di panel kiri, pilih setiap bidang yang Anda butuhkan pada subformulir, lalu klik tombol kecil > untuk memindahkannya ke panel kanan.
Anda dapat memilih bidang dari lebih dari satu tabel atau kueri. Cukup pilih tabel/kueri lain dari tarik-turun setelah Anda selesai dengan yang pertama.
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
Anda juga dapat mengklik dua kali bidang untuk memindahkannya ke panel lain.
Anda juga dapat menggunakan >> tombol untuk memindahkan semua bidang.
-
Pilih Bidang Penautan
Perlu ada bidang yang menghubungkan formulir utama dan subformulirnya. Ini biasanya bidang ID atau serupa.
Jika sebelumnya Anda telah menyiapkan hubungan untuk tabel, Access akan menebak bidang mana yang akan digunakan berdasarkan kunci utama dan kunci asing dari hubungan tersebut.
Di bagian wizard ini, Access memberi Anda kesempatan untuk memilih bidang Anda sendiri atau memilih bidang lain dari daftar yang disediakan.
Untuk contoh ini, kami meninggalkannya di bidang yang dapat ditebak Access.
Setelah Anda memilih bidang, klik Berikutnya> .
Secara teknis, tidak perlu menjadi bidang penghubung. Anda dapat memilih Tidak ada .
Namun, Anda mungkin akan berakhir dengan subformulir yang menampilkan data yang tidak ada hubungannya dengan catatan saat ini. Semua catatan akan menampilkan subformulir yang sama dengan data yang sama.
-
Beri Nama Subformulir
Masukkan nama untuk subformulir.
Klik Selesai .
-
Subformulir dalam Tampilan Desain
Subformulir sekarang ditambahkan ke formulir, di lokasi yang Anda klik pada langkah 3.
Dalam Design View, ini muncul sebagai formulir besar yang disematkan.
-
Ubah jika Diperlukan
Anda mungkin perlu melakukan beberapa penyesuaian kecil pada pemformatan. Misalnya, Anda mungkin perlu menyesuaikan posisi label, warna, bobot font, dll.
Beralih ke Tampilan Tata Letak dan kembali ke Tampilan Desain untuk memodifikasi sesuai kebutuhan.
-
Subformulir yang Sudah Selesai
Sekarang beralihlah ke Tampilan Formulir untuk melihat bagaimana tampilannya kepada pengguna.
Formulir utama muncul, dengan subformulir tertanam di dalamnya. Subformulir ditampilkan dalam tampilan Lembar Data, seperti tabel biasa atau hasil kueri.
Saat Anda menavigasi catatan di formulir utama, data di subformulir diperbarui.
Subformulir dalam Tampilan Lembar Data terkadang disebut sebagai sublembar data.
Tampilan Lembar Data bukan satu-satunya tampilan tempat subformulir dapat ditampilkan. Anda dapat menggunakan Lembar Properti untuk mengubah tampilan default menjadi Formulir Tunggal, Formulir Berkelanjutan, atau Tampilan Terpisah.
Untuk melakukannya, cari Tampilan Default properti.
-
Menyimpan Subformulir
Saat Anda menyimpan formulir, subformulir disimpan sebagai formulir terpisah.
-
Melihat Subformulir sebagai Formulir Mandiri
Subformulir muncul di Panel Navigasi sama seperti formulir lainnya — lagi pula, ini hanyalah formulir lain.
Saat Anda membukanya, mungkin akan terbuka dalam Tampilan Lembar Data (dengan asumsi itulah tampilan yang Anda pilih untuk subformulir).
Anda selalu dapat mengubah tampilan defaultnya (melalui Lembar Properti), namun perlu diketahui bahwa ini juga akan memengaruhi cara subformulir ditampilkan dalam formulir lain.
Saat ditampilkan sebagai subformulir (dalam formulir lain), ini hanya menampilkan data yang relevan dengan rekaman saat ini dari formulir induknya. Namun, saat dibuka sebagai formulir mandiri, semua data akan ditampilkan.
