Jadi, orang-orang yang mengembangkan database untuk mencari nafkah adalah sumber daya yang penting bagi pengguna biasa, bagi “pengguna yang kuat”, dan juga bagi produsen perangkat lunak. Berikut adalah kompilasi dari beberapa saran terbaik yang dikumpulkan dari daftar panjang pakar Access. Mengetahui bahwa mereka menawarkan saran untuk pengguna baru, mereka menawarkan saran yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan untuk membantu memastikan bahwa Anda benar-benar dapat menggunakan Access dengan percaya diri dan efektif. Pada saat Anda selesai, Anda akan memberikan upaya Anda jumlah perencanaan dan pengorganisasian yang tepat — dan Anda akan memiliki rencana yang solid untuk bergerak maju dengan pengembangan dan penggunaan database yang Anda buat dengan Access.
Jadi, inilah saran bijak — dalam sepuluh gigitan cepat.
Dokumentasikan semuanya seolah-olah suatu hari Anda akan ditanyai oleh FBI
Jangan berhemat pada waktu yang dihabiskan untuk mendokumentasikan database Anda. Mengapa? Karena Anda akan senang nanti karena Anda tidak berhemat. Anda akan memiliki semua rencana Anda, informasi umum Anda, dan semua ide Anda — yang Anda tindak lanjuti dan yang tersisa di papan gambar — siap saat berikutnya Anda perlu membangun database. Anda juga akan memilikinya untuk merujuk kapan atau jika ada yang tidak beres dengan database Anda saat ini. Anda tidak sengaja menghapus kueri yang disimpan? Tidak masalah. Lihat dokumentasi Anda. Lupa bagaimana tabel Anda terkait? Periksa dokumentasi dan bangun kembali hubungan. Perlu menjelaskan kepada seseorang mengapa atau bagaimana Anda mengatur sesuatu? Lihat catatan Anda dan buat mereka kagum dengan pemikiran ke depan dan pertimbangan yang cermat.
Jadi, apa yang harus disertakan dalam dokumentasi yang luar biasa ini? Yah, semuanya. Tapi inilah daftar untuk Anda mulai:
- Informasi umum tentang database:
- Lokasi file/data (dengan jalur jaringan atau URL Internet tertentu)
- Penjelasan tentang apa yang dilakukan database
- Informasi tentang cara kerjanya
- Tata letak tabel:
- Sertakan nama bidang, ukuran, konten, dan konten sampel.
- Jika beberapa data berasal dari sumber esoteris atau sementara (misalnya, data kartu kredit yang Anda unduh setiap bulan secara online), catat fakta tersebut dalam dokumentasi.
- Ringkasan laporan:
- Nama laporan
- Penjelasan informasi dalam laporan
Jika Anda perlu menjalankan beberapa kueri sebelum membuat laporan, dokumentasikan prosesnya. (Lebih baik lagi, dapatkan nerd yang ramah untuk membantu Anda mengotomatiskan pekerjaan.)
- Kueri dan logika: Untuk setiap kueri, berikan penjelasan mendetail tentang cara kerja kueri, terutama jika melibatkan beberapa tabel atau sumber data di luar Access (seperti tabel SQL atau area penyimpanan informasi besar lainnya).
- Jawab pertanyaan “Mengapa?”: Saat Anda mendokumentasikan database Anda, fokuslah pada mengapa desain Anda bekerja dengan cara kerjanya. Mengapa kueri menggunakan tabel tertentu itu? Memang, jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan, Anda mungkin tidak tahu mengapa sistem bekerja seperti itu, tetapi tidak ada salahnya untuk bertanya.
- Detail pemulihan bencana:
- Proses dan jadwal pencadangan
- Di mana cadangan berada (Anda ada membuat cadangan, kan?) dan cara mengembalikan file yang dicadangkan
- Apa yang harus dilakukan jika database berhenti bekerja
Jika database Anda menjalankan fungsi organisasi yang penting — seperti akuntansi, inventaris, manajemen kontak, atau entri pesanan — pastikan bahwa proses manual ada untuk menjaga organisasi tetap berjalan jika database tidak berfungsi — dan ingat untuk mendokumentasikan prosesnya!
Jika Anda memerlukan bantuan dengan salah satu item ini, tanyakan pada seseorang! Apakah Anda meminjam seseorang dari departemen Teknologi Informasi Anda atau menyewa ahli komputer, dapatkan bantuan yang Anda butuhkan. Perlakukan dokumentasi Anda seperti asuransi — organisasi tidak boleh berjalan tanpanya.Setiap 6 hingga 12 bulan, tinjau dokumentasi Anda untuk melihat apakah pembaruan diperlukan. Dokumentasi hanya berguna jika mutakhir dan jika orang lain selain Anda dapat memahaminya. Demikian juga, pastikan Anda (atau rekan kerja Anda di kantor) mengetahui di mana letak dokumentasi. Jika Anda memiliki versi elektronik, simpan cadangannya dan siapkan cetakannya — sesuatu yang Anda akan senang melakukannya jika Anda atau orang lain mencoba mendaur ulang komponen database Anda menggunakan fitur Bagian Aplikasi.
Jaga bidang database Access Anda sekecil mungkin
Saat Anda membuat tabel, buat bidang teks Anda dengan ukuran yang sesuai untuk data yang Anda simpan di dalamnya. Secara default, Access menyetel bidang teks (dikenal sebagai Teks Pendek) untuk menampung 255 karakter — pengaturan yang cukup murah hati, terutama jika bidang tersebut berisi singkatan status dua huruf yang sangat sedikit.
Seratus atau lebih ruang ekstra — yang tidak digunakan di sebagian besar bidang teks — tidak akan tampak seperti apa pun untuk tidur, tetapi kalikan ruang itu di seluruh tabel dengan 100.000 alamat pelanggan di dalamnya, dan Anda akan mendapatkan banyak megabyte penyimpanan ruang yang sangat sibuk menahan apa-apa.
Sesuaikan ukuran bidang dengan pengaturan Ukuran Bidang pada tab Umum dalam tampilan Desain.
Gunakan bidang angka untuk bilangan real di database Access
Gunakan kolom angka untuk angka yang digunakan dalam perhitungan, bukan untuk teks yang berpura-pura menjadi angka. Aplikasi perangkat lunak merasakan perbedaan besar antara kode pos 47999 dan nomor 47.999. Aplikasi melihat kode pos sebagai rangkaian karakter yang semuanya berupa angka, tetapi angka diperlakukan sebagai angka aktual yang dapat Anda gunakan untuk matematika dan semua jenis hal numerik menyenangkan lainnya. Alasan lain mengapa kode pos bukan bidang Angka? Jika Anda berada di A.S. dan kode pos Anda dimulai dengan nol, aplikasi memotong angka nol di depan dan hanya menyimpan angka bukan nol di bidang – 01234 menjadi 1234. Tidak bagus!Saat memilih jenis untuk bidang baru dengan angka di dalamnya, tanyakan pada diri Anda pertanyaan sederhana:Apakah Anda akan membuat perhitungan atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan matematika dengan bidang itu?
- Jika Anda akan menghitung dengan bidang, gunakan Angka ketik.
- Jika Anda tidak akan menghitung dengan bidang, simpan bidang sebagai Teks Singkat .
Validasi data Akses Anda
Validasi dapat membantu mencegah data buruk mendekati tabel Anda. Validasi mudah dibuat, cepat disiapkan, dan selalu waspada (bahkan ketika Anda sangat lelah sehingga Anda tidak dapat melihat lurus). Jika Anda tidak menggunakan validasi untuk melindungi integritas database Anda, Anda harus benar-benar memulai.Gunakan nama yang mudah dipahami di Access agar semuanya tetap sederhana
Saat membuat tabel atau membuat database, pikirkan tentang file database, bidang, dan nama tabel yang Anda gunakan:- Apakah Anda ingat apa arti nama tiga bulan dari sekarang? Enam bulan dari sekarang?
- Apakah nama tersebut cukup intuitif sehingga orang lain dapat melihat tabel dan mencari tahu apa fungsinya, lama setelah Anda beralih ke hal yang lebih besar dan lebih baik?
Hapus nilai bidang Access dengan sangat hati-hati
Setiap kali Anda menghapus nilai bidang dari tabel, pastikan Anda mematikan nilai di catatan yang benar — periksa lagi, dan lalu hanya jika Anda yakin, hapus yang asli. Meski begitu, Anda masih dapat melakukan Ctrl+Z cepat dan memulihkan item yang menyinggung asalkan Anda membatalkannya segera setelah mengetahui kesalahannya.Mengapa semua pengecekan dan pengecekan ulang? Karena setelah Anda menghapus nilai bidang dan melakukan hal lain dalam tabel, Access benar-benar melupakan nilai lama Anda. Itu hilang, seolah-olah itu tidak pernah ada. Jika Anda menghapus rekaman dari tabel, rekaman tersebut benar-benar hilang — karena tidak ada Pembatalan yang tersedia untuk seluruh rekaman. Jika catatan itu penting dan Anda tidak memiliki file cadangan saat ini ketika catatan itu hilang, Anda kurang beruntung. Maaf!
Cadangkan, cadangkan, cadangkan database Access Anda
Apakah saya membuatnya cukup jelas? Selalu simpan cadangan pekerjaan Anda! Tidak ada pengganti untuk cadangan data Anda saat ini — terutama jika data tersebut penting untuk kehidupan pribadi atau profesional Anda. Strategi yang efektif sering kali mencakup pemeliharaan salinan cadangan di lokasi lain jika bencana menghancurkan kantor Anda, baik itu di kantor lain atau di cloud.
Jika Anda berpikir bahwa Anda tidak pernah membutuhkan cadangan sebelumnya, jadi mengapa repot-repot, pikirkan tentang banjir. Pikirkan tentang penyiar berita yang mengatakan bahwa daerah yang saat ini berada di bawah air belum pernah banjir sebelumnya. Bayangkan kehidupan orang-orang mengambang di jalan. Apakah Anda sedang menghadapi bencana nyata dari proporsi badai, kebakaran, atau hard drive komputer Anda memutuskan untuk mati (dan itu memang terjadi — bahkan jika itu belum pernah terjadi pada Anda sebelumnya), Anda akan jauh lebih bahagia jika Anda memiliki cadangan database Anda.
Pikirkan, pikirkan, dan pikirkan lagi sebelum mengambil tindakan di Access
Anda tahu slogan tukang kayu, “Ukur dua kali, potong sekali”? Hal yang sama dapat dikatakan untuk berpikir ketika datang ke database Anda. Jangan hanya memikirkan sesuatu, mengambil kesimpulan cepat, dan kemudian menyelami. Tunggu, pikirkan lagi, dan kemudian mungkin memikirkannya untuk ketiga kalinya. Lalu menarik kesimpulan dan mulai bertindak berdasarkan itu. Dengan semua kekuatan yang diberikan Access kepada Anda, ditambah dengan kemampuan untuk menyimpan ribuan catatan dalam database Anda, kesalahan yang relatif sederhana bisa sangat mahal karena potensi konsekuensi dalam hal kehilangan data atau tindakan "tidak dapat dibatalkan" yang diambil dalam kesalahan.Terorganisir dan tetap teratur saat bekerja di Access
Meskipun saran untuk mengatur dan membuatnya tetap sederhana mungkin tampak bertentangan, kedua nasihat ini benar-benar cocok. Menjaga hal-hal sederhana seringkali dapat menjadi cara untuk menghindari kebutuhan akan banyak organisasi setelah fakta. Padahal Anda mungkin bosan mendengar orang tua mengingatkan Anda bahwa “ada tempat untuk segala sesuatu, dan segala sesuatu ada pada tempatnya” (atau jika mereka kurang puitis, “Bersihkan kamarmu!!! ”), mereka benar.
Jika Anda mengatur database Anda, Anda akan menghemat waktu dan kesedihan. Tabel yang terencana dengan baik akan lebih mudah untuk kueri, laporan, dan sertakan dalam formulir. Ini juga akan mengurutkan dan memfilter seperti kilat.
Ya, Anda bisa terlalu terorganisir. Faktanya, mengatur secara berlebihan sama sekali terlalu mudah. Redakan keinginan Anda untuk berorganisasi dengan menumbuhkan gairah lain:bekerja dengan langkah sesedikit mungkin. Batasi jumlah folder dan subfolder yang Anda gunakan — maksimal lima tingkat folder sudah lebih dari cukup untuk siapa saja. Jika Anda melampaui lima tingkat, organisasi Anda mulai menabrak produktivitas Anda (dan tidak ada yang menyukai hilangnya produktivitas, apalagi orang-orang yang datang dengan slogan-slogan kecil yang konyol untuk poster-poster perasaan senang perusahaan).
