Cara Mengatasi 10 Masalah Common Access 2019

Itu tidak normal—menormalkan tabel Access yang kosong

Jika Anda mengalami masalah dalam menormalkan tabel kosong, isi setiap tabel dengan lima hingga sepuluh catatan. Melihat tabel dengan data biasanya memudahkan untuk menemukan masalah normalisasi.

1. Periksa setiap tabel sebagaimana strukturnya saat ini. Apakah Anda mengulangi informasi yang tidak perlu (seperti yang Anda lihat dengan alamat dan nama pelanggan sebelumnya)?
2. Jika Anda memiliki informasi duplikat, tentukan mengapa Anda mengulanginya (misalnya, beberapa nomor telepon untuk satu pelanggan).
3. Bagi satu tabel menjadi dua tabel untuk menghilangkan redundansi.
4. Ulangi Langkah 1 sampai 3 untuk setiap tabel sampai semua redundansi dihilangkan.

Anda mungkin menemukan bahwa memisahkan satu tabel menjadi dua tetap tidak menghilangkan semua redundansi dalam sebuah tabel. Dalam hal ini, terus pisahkan tabel sampai semua redundansi hilang.

Anda mengetik 73.725, tetapi Access mengubahnya menjadi 74

1. Buka tabel dalam tampilan Desain, lalu klik bidang yang tidak bekerja sama.
2. Pada tab Umum di area Properti di bagian bawah layar, klik kotak Ukuran Bidang.
3. Klik panah bawah di ujung kotak, lalu pilih Tunggal, Ganda, atau Desimal dari menu tarik-turun yang muncul.
4. Simpan tabel, dan masalah pembulatan otomatis Anda selesai.

Untuk detail tentang perbedaan antara ukuran bidang Tunggal, Ganda, dan Desimal, tekan tombol F1 saat berada di kotak properti Ukuran Bidang. Layar Bantuan memberikan deskripsi rinci tentang setiap ukuran bidang, nomor yang akan disimpan, dan jumlah ruang yang disediakan untuk ukuran itu. Access memerlukan koneksi Internet untuk menggunakan sistem bantuannya.

Kata-kata yang mereka ubah—masalah dengan Access AutoCorrect

Anda memiliki dua pilihan untuk menyelesaikan masalah ini.

• Batalkan efek KoreksiOtomatis saat terjadi. Tekan Ctrl+Z tepat setelah AutoCorrect merusak entri data Anda. Access mengembalikan data ke cara Anda mengetiknya. Sayangnya, agar ini berfungsi, Anda sebenarnya harus memperhatikan bahwa Access telah mengubah apa yang Anda masukkan.
• Nonaktifkan Koreksi Otomatis sepenuhnya. Untuk menonaktifkan Koreksi Otomatis, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tab File di sudut kiri atas layar Access.

2. Klik tombol Opsi di menu di sisi kiri layar.

Kotak dialog Opsi Akses muncul.

3. Klik Pemeriksaan dari daftar di sebelah kiri.

Pilihan pemeriksaan Anda muncul.

4. Klik tombol Opsi Koreksi Otomatis.

Kotak dialog KoreksiOtomatis muncul.

5. Hapus centang pada beberapa atau semua kotak centang di kotak dialog KoreksiOtomatis.

Anda dapat menonaktifkan beberapa atau semua fitur KoreksiOtomatis, bergantung pada apa yang KoreksiOtomatis lakukan untuk mengganggu Anda saat ini. Hapus centang pada opsi Ganti Teks saat Anda Mengetik jika Anda tidak lagi ingin Access “memperbaiki” “kesalahan ejaan” untuk Anda.

6. Klik Oke dua kali untuk menyimpan perubahan Anda.

Sekarang Anda dapat mengetik teks masalah Anda dengan benar, tanpa gangguan Koreksi Otomatis, dan membuatnya tetap seperti Anda mengetiknya.

Dulu dan sekarang hilang—penghapusan data tidak disengaja di Access

• Penghapusan tidak disengaja: Ada beberapa cara untuk menghapus catatan secara tidak sengaja. Biasanya shortcut keyboard untuk Delete ditekan, seperti Ctrl+– (delete record) atau Ctrl+X (cut).

Perintah Undo (Ctrl+Z) tidak akan membalikkan penghapusan rekaman.

• Kesalahan data: Sebuah catatan mungkin muncul dihapus jika seseorang secara tidak sengaja mengubah bagian informasi yang sangat penting. Misalnya, catatan yang dimaksud berisi tanggal pemesanan 15/12/19, dan seseorang secara tidak sengaja mengubah tanggal menjadi 15/12/09. Tanggal pemesanan tidak sesuai dengan yang diharapkan, sehingga rekaman tersebut tampaknya telah dihapus.
• Jika kesalahan data membuat rekaman tampak terhapus, ada beberapa kemungkinan perbaikan, seperti yang diuraikan di bagian berikut.

Batalkan

Jangan panik. Sebelum melakukan hal lain, tekan Ctrl+Z. Itu perintah Undo. Jika catatan itu kembali, Anda beruntung. Undo membalikkan kesalahan entri data yang dapat menyebabkan catatan tampak terhapus. Namun, ini hanya akan berfungsi jika Anda Undo tepat setelah kesalahan entri data terjadi.

Cari catatan yang hilang

• Jika Anda biasanya mencari pesanan berdasarkan tanggal, cari berdasarkan klien. Lihat apakah ada pesanan yang mirip dengan yang hilang untuk klien tersebut dan memiliki tanggal yang tidak biasa (misalnya, bulan dan hari yang sama dengan urutan yang hilang tetapi dengan tahun yang salah).
• Coba lihat semua pesanan pada tanggal yang dimaksud untuk melihat apakah klien pada setiap pesanan tampaknya benar. Bisa jadi klien diubah secara tidak sengaja pada urutan yang hilang.

Pemulihan cadangan

Solusi ini hanya berfungsi jika Anda telah mencadangkan database Anda sejak catatan pertama kali ditambahkan. Jika Anda mencadangkan di malam hari dan catatan dimasukkan pada hari yang sama saat hilang, catatan itu tidak akan ada di cadangan Anda.

Anda menjalankan kueri Access, tetapi hasilnya tidak terduga

• Periksa kriteria untuk akurasi. Hanya satu penekanan tombol yang salah tempat untuk mengubah kueri Anda menjadi tidak berguna. Periksa kriteria Anda untuk kesalahan ejaan atau sintaks — lalu jalankan kueri lagi.
• Coba properti Nilai Unik. Pernah melihat dua salinan dari setiap catatan dalam hasil kueri Anda saat Anda mengharapkan hanya satu? Perbaikan cepat sering kali datang dari penggunaan properti Nilai Unik. Properti ini memberi tahu Access untuk berhenti dengan penggandaan, sudah — dan, jika hasil kueri berisi grup duplikat yang sama persis, untuk mengembalikan hanya satu baris dari grup. Berikut cara menggunakan properti ini:

1. Buka kueri masalah dalam tampilan Desain.

Tab Desain pada Pita muncul.

2. Klik tombol Lembar Properti dari grup Perlihatkan/Sembunyikan Pita di tab.

Jendela Lembar Properti terbuka di sebelah kanan kisi kueri.

3. Klik di area abu-abu di antara daftar bidang di bagian atas kisi kueri.

Lembar Properti sekarang harus menampilkan Properti Kueri. (Lihat tepat di bawah bilah judul Lembar Properti untuk mengonfirmasi ini.)

4. Klik di baris Nilai Unik pada Lembar Properti.

Panah daftar tarik-turun muncul di akhir baris Nilai Unik.

5. Pilih Ya dari daftar tarik-turun dan jalankan kueri.

Penggandaan akan hilang.

• Koreksi logika pemilihan. Menyulap sekumpulan koneksi AND dan OR dalam kueri dapat dengan cepat mengacaukan perancang basis data yang paling tangguh sekalipun.
• Perbaiki hubungan tabel. Jika hasil kueri Anda menunjukkan jalan terlalu banyak catatan, dan kueri menggunakan dua atau lebih tabel, hubungan yang tidak tepat (juga disebut gabungan) adalah kemungkinan penyebabnya.
• Periksa jenis hubungan tabel. Jika kueri Anda melibatkan dua atau lebih tabel, dan Anda mendapatkan lebih sedikit rekaman dari yang Anda harapkan, kemungkinan hubungan tabel yang salah adalah penyebabnya. Misalnya, jika Anda memiliki database entri pesanan dan menjalankan kueri yang mencantumkan semua pelanggan dan pesanan mereka, secara default, Anda hanya akan melihat pelanggan yang telah melakukan pemesanan. Untuk melihat semua pelanggan, baik yang sudah melakukan pemesanan atau belum, lakukan hal berikut:

1. Dalam tampilan Desain, klik kanan gabungan (garis yang menghubungkan dua tabel) dan pilih Gabung Properti dari menu yang muncul.

2. Periksa jenis gabungan yang ditawarkan dan pilih salah satu yang mengatakan sesuatu seperti “Sertakan SEMUA catatan dari 'Pelanggan' dan hanya catatan dari 'Pesanan' di mana bidang yang digabungkan adalah sama”.

Teks sebenarnya yang Anda lihat berbeda sesuai dengan nama tabel Anda. Untuk menanyakan penggemar, ini disebut gabungan luar. Sangat keren.

3. Klik OK dan jalankan kueri.

Anda sekarang harus memiliki semua catatan dari tabel Pelanggan terlepas dari apakah ada catatan yang sesuai di tabel Pesanan atau tidak.

Jika kueri Anda melibatkan beberapa kriteria, beberapa bidang terhitung, dan banyak hubungan, coba bagi tugas menjadi beberapa langkah yang lebih kecil daripada mencoba memecahkan masalah sekaligus. Pendekatan langkah demi langkah memungkinkan Anda fokus pada setiap bagian, satu per satu, memastikan masing-masing bekerja dengan sempurna sebelum melanjutkan ke yang berikutnya.

Jika kueri Anda masih tidak berfungsi, apa pun yang Anda lakukan, mintalah orang lain untuk memeriksanya. Saya sering mengerjakan masalah kueri yang sulit selama berjam-jam, menunjukkannya kepada orang lain, dan mendengar kata-kata ajaib itu:“Itu sederhana. Lakukan saja ini.” Dan masalahnya terpecahkan. Mendapatkan pandangan baru tentang masalah sering kali menyelesaikan masalah dengan cepat.

Kotak dialog Parameter yang ditakuti di Access

Jika kueri berjalan tanpa parameter, maka masalahnya ada pada laporan. Jadi, buka laporan dalam tampilan Desain dan periksa setiap kontrol pada laporan yang terikat ke bidang. Jika Access tidak dapat menemukan salah satu bidang yang seharusnya ditampilkan oleh kontrol, itu akan menempatkan segitiga hijau di sudut kiri atas kontrol. Periksa masing-masing untuk segitiga hijau. Jika Anda menemukan segitiga hijau, periksa ejaan bidang yang dirujuk oleh kontrol. Misalnya, jika kontrol seharusnya menampilkan Nama Belakang (tanpa spasi) dan referensi di kontrol mengatakan Nama Belakang (spasi), maka hapus spasi sehingga kontrol pada laporan cocok dengan nama bidang dari kueri. Periksa juga kueri yang mendasari laporan untuk mengonfirmasi bahwa bidang masalah dipilih dalam kueri.

Database Access paling lambat di kota

Solusi untuk masalah ini terletak pada pemisahan file database Access menjadi dua file terpisah:

• Ujung depan: Berisi semua objek database kecuali tabel

Front end berada di workstation pengguna.

• Akhir belakang: Hanya berisi tabel

Bagian belakang berada di server bersama.

Ujung depan ditautkan ke tabel di ujung belakang.

Yang benar-benar Anda bagikan hanyalah data — jadi hanya data yang harus ada di drive bersama. Dengan mengatur semuanya dengan cara ini, satu-satunya informasi yang harus melintasi jaringan adalah data yang diminta oleh pengguna. Pengaturan seperti itu secara dramatis mempercepat kinerja database dan memungkinkan banyak pengguna untuk memasukkan dan mengedit data secara bersamaan.

1. Cadangkan database yang ingin Anda pisahkan. Jika ada yang tidak beres (mungkin, tapi hei, Anda tidak akan pernah bisa terlalu aman dalam hal data!), Anda dapat mencoba lagi dengan salinan cadangan.
2. Jika perlu, pindahkan database yang ingin Anda pisahkan ke folder di drive bersama Anda. Langkah ini memungkinkan Pemisah Basis Data menyiapkan tautan tabel dengan benar untuk Anda.
3. Buka file database yang ingin Anda pisahkan dari folder bersama. Pastikan Anda memiliki salinan cadangan dari database ini sebelum melangkah lebih jauh. Pastikan juga semua objek database ditutup.
4. Klik tab Alat Database pada Pita. Grup Pindahkan Data muncul di Pita. Ini berisi tombol yang disebut Access Database.
5. Klik tombol Akses Basis Data. Kotak dialog Database Splitter Wizard muncul.
6. Klik tombol Pisahkan Database dan biarkan wizard melakukan tugasnya. Anda akan diminta untuk nama file database back-end. Masukkan nama, duduk, dan saksikan kesenangan terbentang di depan mata Anda.
7. Salin file front-end (file asli yang Anda pisahkan) ke setiap workstation pengguna. Minta pengguna membuka file dari workstation mereka — dan lihat bagaimana mereka mengagumi kecepatan database yang ditingkatkan! Anda adalah seorang pahlawan. Ya!

Tidak memiliki drive bersama atau ingin menghapus bagian Anda? Anda masih dapat memiliki beberapa pengguna di database sekaligus dengan menempatkan data Anda di cloud.

File database Access Anda sebesar rumah

Mengapa Anda harus peduli jika ukuran file meningkat? Berikut adalah dua alasan:

• File database yang lebih kecil berjalan lebih cepat. Kinerja adalah komponen kunci untuk pengguna database yang bahagia. Anda ingin formulir Anda dimuat dengan cepat dan kueri serta laporan Anda berjalan secepat mungkin.
• Database yang dipadatkan secara teratur lebih stabil. Jika database sering digunakan, pemadatan secara teratur membantu mencegah kerusakan file dan tabel terjadi.

1. Buka database yang membengkak dan klik tab Database Tools pada Ribbon. Grup Alat muncul di paling kiri Pita.
2. Klik tombol Ringkas dan Perbaiki Basis Data dari grup Alat. Bilah status (kanan bawah layar Anda) menampilkan bilah kemajuan yang memberi tahu Anda tentang kemajuan proses pemadatan. Saat bilah kemajuan menghilang, pemadatan selesai — dan Anda akan mendapatkan file database yang jauh lebih rapi (lebih cepat dan lebih stabil). Jika Anda telah membagi database, jangan lupa untuk memadatkan file front-end dan back-end.

Ingin file database dipadatkan setiap kali Anda menutupnya? Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tab File pada Pita.
2. Klik tombol Opsi Akses di bilah menu di sisi kiri layar. Kotak dialog Opsi Akses muncul.
3. Klik Basis Data Saat Ini dari daftar di sebelah kiri. Opsi untuk database saat ini muncul.
4. Centang kotak Compact on Close.
5. Klik Oke untuk menyimpan perubahan Anda.
6. Klik OK dari kotak pesan yang dihasilkan.
7. Tutup database dan perhatikan bilah status kanan bawah. Basis data sedang dipadatkan sebelum ditutup!

Compact on close paling baik digunakan pada file front-end saja. Memadatkan bagian belakang saat menutup dapat menyebabkan kerusakan file bagian belakang jika pengguna lain berada di dalamnya saat Anda menutupnya. Jangan aktifkan Compact on Close pada file back-end.

Anda mendapatkan kekacauan saat mengimpor spreadsheet ke Access

• Periksa ulang informasi yang berasal dari program spreadsheet mana pun untuk memastikan bahwa itu konsisten dan selesai. Di atas segalanya, pastikan bahwa semua entri di setiap kolom (bidang) adalah tipe data yang sama (semua angka, semua teks, atau semua apa pun).
• Hapus semua judul dan baris kosong dari bagian atas spreadsheet. Spreadsheet yang ideal untuk diimpor akan memiliki nama bidang (judul kolom) di baris 1 dan data dimulai dari baris 2.
• Pastikan judul kolom spreadsheet Anda pendek dan unik sehingga Access dapat dengan mudah menerjemahkannya ke nama bidang selama impor.

Maaf; file database Access Anda rusak

Jangan takut. Ada solusi sederhana untuk database yang rusak. Berikut langkah-langkahnya:

1. Jelajahi folder yang berisi file back-end.
2. Klik dua kali file untuk membukanya. Access akan diluncurkan dan mencoba memperbaiki file. Anda akan melihat bilah kemajuan perbaikan di bagian kanan bilah status. Jika semuanya berjalan lancar, file akan terbuka.
3. Tutup file data back-end.
4. Buka kembali file front-end dan semuanya akan berfungsi normal.

Jika, setelah mengikuti petunjuk sebelumnya, file yang rusak masih tidak terbuka, Anda memiliki masalah serius yang memerlukan upaya untuk dibersihkan. Langkah selanjutnya adalah menggunakan salinan cadangan database. Periksa data apa yang hilang antara cadangan dan ingatan Anda tentang file yang rusak. Ya, Anda harus memasukkan kembali data yang hilang. Maaf!