Sebagian besar organisasi atau proyek baru dengan cepat beralih dari mengelola alur kerja mereka di atas kertas ke melacak data mereka di spreadsheet. Langkah logis berikutnya adalah menerapkan database relasional yang menautkan semua data Anda dengan benar dan pada akhirnya memberikan banyak manfaat untuk dolar investasi Anda.
Apa yang dapat dilakukan database untuk bisnis saya?
- Organisasi: Basis data dapat membantu menyediakan struktur untuk proses bisnis Anda.
- Validasi Data: Basis data memungkinkan aturan pemformatan untuk entri data (yaitu bidang mungkin diperlukan, memiliki pemformatan yang ketat seperti nomor telepon atau kode pos, atau memiliki jumlah karakter maksimum).
- Efisiensi: Basis data menghilangkan kebutuhan akan entri data yang berlebihan yang merupakan ciri khas spreadsheet.
- Keamanan Data: Basis data memiliki keamanan pengguna lebih dari spreadsheet dalam bentuk akses pengguna ke dalam sistem dan pembatasan akses ke data yang dapat dilihat.
- Pelaporan: Sederhananya, pelaporan jauh lebih kuat dari database tempat rentang catatan untuk satu pelanggan atau kumpulan data dapat dibuat dengan cepat.
- Penelusuran: Untuk alasan yang sama seperti pelaporan, pencarian dengan beberapa kriteria lebih mudah dengan database dan memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengasah catatan tertentu.
- Berbagi Data: Banyak pengguna database dapat mengakses file dan data yang sama pada satu waktu. Oleh karena itu, tidak ada duplikasi file, pengeditan pengguna individu, dan konflik pemformatan yang umum terjadi pada spreadsheet.
- Kapasitas Lebih Besar: Basis data menampung volume data yang sangat besar. Sebagai perbandingan, spreadsheet jauh lebih terbatas.
- Data Historis: Data lama dapat diarsipkan dalam database dengan lebih mudah atau mudah diakses untuk pelaporan. Menjaga semua data historis tetap aktif kemungkinan besar akan mendorong batas lembar kerja menjadi terlalu besar dan tidak praktis.
Mengapa memilih MS Access daripada database lain?
- Popularitas: MS Access adalah database desktop paling populer dan menjadi standar dalam banyak paket MS Office.
- Murah: Perangkat lunak MS Access sangat murah (tidak termasuk waktu pengembangan).
- Memulai Sendiri: Pengguna pemula dapat mencapai hasil yang bermanfaat.
Apa saja batasan MS Access?
- Kurangnya Dukungan: Adalah umum bahwa upaya pengembangan MS Access awal diprakarsai oleh anggota tim yang sudah memiliki tanggung jawab penuh waktu. Ketika anggota tim ini tidak lagi tersedia atau telah meninggalkan perusahaan, sering kali tidak ada yang tersisa dengan pengalaman untuk terus mendukung database. Selain itu, banyak konsultan berpengalaman saat ini memilih pensiun atau beralih ke solusi database yang lebih modern; meninggalkan kekosongan untuk database MS Access lama yang membutuhkan dukungan.
- Korupsi: Ada banyak alasan mengapa file database MS Access menjadi rusak atau rusak. Baik kegagalan perangkat keras maupun masalah perangkat lunak harus disalahkan. Tanpa perlindungan yang memadai dari masalah ini, database ini bisa menjadi sangat tidak dapat diandalkan.
- Skalabilitas: Sementara banyak pengguna diizinkan di MS Access, database menjadi terbebani dengan cepat. Selain itu, dibandingkan dengan database lain, MS Access memiliki batas rendah untuk jumlah data maksimum yang didukung.
- Kurangnya Pengalaman Pengembang: Banyak pengembang non-programmer do-it-yourself dengan cepat melupakan kepala mereka selama pengembangan. Selain itu, keputusan desain awal dapat sangat memengaruhi kegunaan dan perluasan basis data di masa mendatang.
- Peningkatan versi: Banyak tantangan, seperti ketidakcocokan versi, sering ditemui saat memigrasikan data saat ini ke perangkat lunak yang diperbarui.
- Server Berkas: MS Access adalah aplikasi File Server (bukan Aplikasi Client Server). Itu berarti bahwa seluruh database dan perangkat lunak berada di memori komputer setiap pengguna. Ini tidak efisien dan dapat menyebabkan kesalahan dan potensi korupsi.
- Kompleksitas Diprediksi: Jika penggunaan database ini diharapkan akan menjadi mission critical atau melayani kebutuhan yang jauh lebih besar dari yang direncanakan, disarankan untuk mencari database alternatif seperti yang dirancang menggunakan SQL Server.
- Kepatuhan: Aturan tertentu (seperti persyaratan Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – Industri Kartu Pembayaran) yang berlaku untuk banyak perusahaan menjamin penggunaan database kelas atas yang sepenuhnya dapat diaudit.
Kebutuhan database suatu organisasi biasanya tidak dapat diprediksi dan berubah dari waktu ke waktu. Basis data yang sehat dibuat dan pada akhirnya tumbuh dan dimodifikasi sepanjang umur bisnis. Ketika dihadapkan dengan tantangan ini, database MS Access sering terus digunakan "apa adanya" dan umumnya melayani dengan cukup baik. Namun, ketika keadaan darurat muncul, dukungan yang andal dan berpengalaman mungkin sulit ditemukan. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk merencanakan lebih awal untuk tahap pengembangan selanjutnya dan memiliki tim yang berpengalaman untuk membantu. Baik perbaikan basis data kecil atau rencana lengkap untuk masa depan diperlukan, Arkware siap menjadi panduan Anda! 
