Membangun Basis Data Microsoft Access

Dari mana saya memulai?

Aturan umum untuk membuat database (atau fitur database) adalah membayangkan solusi minimum yang diperlukan untuk memenuhi tujuan. Menjaganya tetap sederhana berlaku terutama untuk pemula. Jika Anda ingin membangun sistem untuk Pelacakan Prospek Penjualan, jangan tambahkan membangun database Layanan Pelanggan atau Sistem Penagihan secara bersamaan. Kemudian, setelah aplikasi baru Anda berfungsi dengan baik, Anda dapat menambahkan fitur baru dan mengintegrasikan aspek bisnis lainnya ke dalam desain.

Sebelum Anda mulai, adalah praktik yang baik untuk merencanakan pengembangan Anda sehingga Anda selalu dapat membayangkan tujuan Anda dan menghindari rintangan yang tidak perlu. Melibatkan anggota tim Anda juga akan membantu menentukan proyek serta meningkatkan penerimaan untuk menggunakan sistem baru.

Desain database MS Access harus selalu dimulai dengan beberapa konsep sederhana yang terkait dengan organisasi Anda:

1. Tentukan Tujuan

Tantangan apa yang akan diselesaikan database?

• Bagaimana manfaat organisasi? yaitu, merampingkan proses, menegakkan jalur kerja yang ketat, pencatatan sumber tunggal
• Bagaimana keuntungan pengguna? yaitu, data terorganisir, pengambilan data lebih cepat, entri data yang lebih sedikit
• Bagaimana keuntungan pelanggan? yaitu, pelaporan yang komprehensif/konsisten, layanan pelanggan yang lebih cepat, pelacakan riwayat yang lebih baik

2. Tentukan Alur Kerja di Kertas

• Tuliskan langkah-langkah yang diperlukan dalam alur kerja ideal Anda. Misalnya, dalam sistem untuk Melacak Prospek Penjualan, tuliskan daftar lengkap langkah-langkah ideal dari prospek penjualan hingga penutupan penjualan. Mungkin ada pengecualian untuk jalur ideal yang perlu ditangani. Seringkali merupakan ide yang baik untuk mengatasi pengecualian ini setelah sistem baru terbukti bekerja dengan baik untuk sebagian besar kasus.

3. Mendesain Tabel dan Bidang Data di atas kertas

• Tabel adalah blok penyusun database dan harus mencakup semua data yang ingin Anda kelola di sistem baru Anda. Biasanya, semua titik data yang disertakan dalam formulir dan laporan Anda akan direpresentasikan dalam bidang dalam tabel. Dalam database Pelacakan Prospek Penjualan, Anda dapat menyertakan tabel dan bidang seperti:

1. 1. 1. Organisasi – Termasuk Nama Organisasi, Alamat, Alamat2, Kota, Negara Bagian, Kode Pos, Telepon, dll.
      2. Kontak – Termasuk Nama Depan, Nama Belakang, Telepon, Email, dll.
      3. Sumber Prospek – Termasuk Nama Sumber, dll.
      4. Status Prospek – Termasuk Status, dll.
      5. Rincian Prospek – Tanggal Prospek, Produk atau Layanan yang Diinginkan, Catatan, dll.
      6. Anggota Tim – Inisial, Nama Depan, Nama Belakang, dll.

4. Formulir Desain dan Laporan di Kertas

• Formulir dan laporan Anda akan menjadi pintu gerbang Anda untuk memasukkan data ke dalam sistem, mengelola data yang ada di sistem, dan mengeluarkan data dari sistem. Kumpulkan semua formulir dan laporan yang berlaku yang sudah Anda gunakan atau buat sketsa yang Anda perlukan. Pastikan semua data penting Anda tersimpan di dokumen ini.

Dalam artikel kami berikutnya, kami akan membahas cara membuat tabel Anda di MS Access.