Jika bisnis Anda telah menggunakan spreadsheet untuk melacak inventaris, Anda mungkin siap untuk beralih ke program database yang lebih canggih seperti Microsoft Access. Basis data inventaris penting karena beberapa alasan, termasuk menyimpan detail dan jumlah produk yang Anda simpan, bersama dengan pemasoknya. Dengan database yang terorganisir dengan baik, Anda dapat mengurangi waktu, biaya, dan upaya manajemen inventaris.
Di bawah ini adalah lima langkah sederhana untuk membantu Anda membuat database inventaris menggunakan Access.
Langkah 1. Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda.
Pikirkan tentang apa yang dibutuhkan database Anda untuk membantu inventaris bisnis Anda. Misalnya, barang apa yang Anda bawa? Apakah ada perbedaan yang perlu diperhatikan? Berapa kali perputarannya? Ini adalah jenis informasi yang harus disertakan dalam database Anda.
Juga, cari tahu bagaimana database akan diimplementasikan dalam arsitektur perangkat lunak Anda. Dengan kata lain, bagaimana Access akan berinteraksi dengan program Anda yang lain? Staf TI Anda harus dapat membantu Anda dalam hal ini.
Langkah 2. Instal Access di komputer Anda.
Putuskan di mana database Anda akan disimpan – di komputer pribadi Anda, di server internal atau oleh pihak ketiga. Kemudian dapat diunduh dan diinstal. Microsoft Access adalah bagian dari Office 365. Anda dapat membeli versi dasar atau premium dan membayar masing-masing $8,25 atau $12,50 per pengguna per bulan. Versi premium hadir dengan layanan tambahan, seperti Microsoft Exchange, SharePoint, dan Teams.
Langkah 3. Bangun database Anda.
Setelah terinstal, Anda dapat mulai membangun database inventaris Anda. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Office sebelumnya, Access akan terasa nyaman dan familiar. Namun, membangun database berkualitas tinggi yang bebas dari kesalahan bisa jadi sulit dilakukan pada awalnya.
Untuk memastikan database inventaris Anda dibangun dengan baik, pertimbangkan untuk bekerja dengan perusahaan pengembang database. Dengan cara ini, Anda akan merasa tenang karena database Anda akurat.
Langkah 4. Sesuaikan basis data Anda.
Setelah Anda memasukkan bidang – unit yang dipesan, unit yang diterima, informasi produk, dll. – Anda dapat menyesuaikan basis data sesuai dengan catatan Anda. Pastikan untuk membangun hubungan antar bidang. Cari tahu nilai apa yang akan Anda kembalikan saat menggunakan database dan cara menyimpannya. Juga, hindari memiliki data duplikat di beberapa bidang.
Langkah 5. Masukkan informasinya.
Ketika database Anda diatur dengan benar, Anda dapat mulai mengisinya dengan informasi. Meskipun Anda dapat memasukkan data dengan tangan, opsi yang lebih mudah adalah mengimpor spreadsheet Anda sebelumnya. Jika Anda menggunakan Excel, Anda dapat mengklik "Excel" dan mengimpor spreadsheet Anda dengan cara ini. Karena kedua program dikembangkan oleh Microsoft, mereka biasanya disimpan saat mengimpor dari satu ke yang lain.
Ini adalah rincian singkat tentang cara membuat database inventaris di Access, tetapi jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, hubungi Arkware hari ini. Kami akan dengan senang hati membantu semua tahap pembuatan, pengelolaan, dan penyimpanan database inventaris Anda.
