Jendela Khusus untuk Pemilihan Data dan Penyaringan Rekaman
Memfilter Menurut Nilai
Dalam tabel biasa, setiap kolom memiliki satu atau lebih nilai. Seperti disebutkan dalam pengantar kami untuk menyortir, kolom mungkin memiliki nilai yang sama yang terjadi berulang kali sementara kolom lain mungkin memiliki nilai yang berbeda untuk setiap record. Untuk membantu Anda dalam memilih nilai yang berulang dalam bidang, Microsoft Access menyediakan jendela yang nyaman dengan daftar nilai yang masing-masing unik. Untuk menampilkan daftar itu:
- Klik tajuk kolom atau sel mana pun di bawah kolom untuk tabel atau kueri, atau klik kontrol atau label yang menyertainya pada formulir. Kemudian, di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik tombol Filter
- Pada tabel atau kueri, klik tombol yang mengarah ke bawah di sisi kanan keterangan kolom
Dalam kedua kasus, sebuah jendela akan ditampilkan, yang berisi nilai-nilai kolom tempat tindakan itu dilakukan. Setiap nilai memiliki kotak centang:
Di jendela yang muncul, selain nilai kolom, ada item (Pilih Semua) dan (Kosong) (nilai kolom di kotak daftar yang dicentang diatur dalam urutan abjad; Pilih Semua dan Kosong ada di kurung karena tidak dipertimbangkan untuk susunan abjad). Untuk menutup jendela, tekan Esc atau klik Batal.
Saat jendela muncul, untuk memilih hanya satu nilai yang catatannya harus ditampilkan, kosongkan kotak centang (Pilih Semua):
Kemudian klik kotak centang pada salah satu item yang Anda inginkan. Ini contohnya:
Kemudian klik OK. Ini hanya akan menampilkan catatan yang berbagi nilai yang memiliki kotak centang:
Dengan cara yang sama, Anda hanya dapat menampilkan bidang kosong dengan memilih opsi (Kosong).
Untuk menghapus filter, kami melihat Anda dapat mengklik tombol Toggle Filter 
pada Pita. Alternatifnya adalah dengan mengklik tombol Difilter 
di sisi bawah tabel, kueri, atau formulir. Sebagai alternatif, tampilkan kembali jendela tersebut, klik opsi (Pilih Semua) dan klik OK.
Pembelajaran Praktis:Memfilter Nilai
- Mulai Microsoft Access dan buka database Altair Realtors2 dari pelajaran sebelumnya
- Di Panel Navigasi, klik dua kali formulir Properti untuk membukanya
- Pada formulir, klik Ketentuan
- Jika perlu, pada Pita, klik Beranda.
Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Filter - Dalam daftar yang muncul, klik (Pilih Semua) untuk mengosongkan semua kotak centang
- Klik kotak centang Luar Biasa
- Klik Oke
- Navigasi ke berbagai properti dan perhatikan bahwa hanya properti dalam kondisi sangat baik yang ditampilkan
- Pada Pita, klik Alihkan Filter
Memfilter Berdasarkan Formulir
Selain teknik dan jendela yang telah kami gunakan sejauh ini untuk analisis data, Microsoft Access menyediakan fitur lain yang disebut sebagai pemfilteran menurut formulir. Untuk memulainya, buka tabel atau kueri dalam Tampilan Lembar Data, atau formulir dalam Tampilan Formulir atau dalam Tampilan Tata Letak. Pada Pita, klik Beranda. Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Advanced dan klik Filter By Form . Tabel, kueri, atau formulir akan menjadi kosong dan semua catatan akan disembunyikan:
Untuk memilih nilai, klik sel di bawah header kolom. Sebuah kotak kombo akan muncul. Klik panah kotak kombo itu untuk menampilkan nilainya:
Kotak kombo mencakup setiap nilai kolom yang berbeda. Jika beberapa catatan kosong, akan ada bidang kosong pertama yang kosong dalam daftar. Untuk memfilter catatan, pilih nilai kosong atau yang diinginkan dari daftar. Sebagai alternatif, kotak kombo adalah kotak teks yang dapat diedit. Artinya, alih-alih memilih nilai dari daftar, Anda dapat mengetik ekspresi Boolean.
Setelah membuat pilihan atau mengetik ekspresi, untuk menerapkan filter:
- Klik kanan header kolom pada tabel atau kueri, atau kontrol (atau label yang menyertainya) pada formulir, dan klik Terapkan Filter/Urutkan
- Di bagian Sortir &Filter pada Pita, klik tombol Alihkan Filter
- Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Advanced dan klik Apply Filter/Sort
Tindakan ini akan menyebabkan tabel, kueri, atau formulir menampilkan hasilnya.
Setelah penyaringan, nilai (kriteria) disimpan dalam memori dan Anda dapat memfilter lagi sebanyak yang Anda inginkan. Jika tidak, Anda dapat menghapus filter. Untuk melakukan ini:
- Klik kanan sel kolom tempat pemfilteran dilakukan pada tabel atau kueri, atau klik kanan kontrol (atau label yang menyertainya) pada formulir, dan klik Hapus Filter Dari ... (ini adalah diikuti dengan nama bidang atau kontrol)
- Di bagian Sortir &Filter pada Ribbon, klik tombol Toggle Filter
- Klik sel mana pun dalam tabel atau kueri, atau klik kontrol mana pun pada formulir. Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Advanced dan klik Clear All Filters
Pembelajaran Praktis:Memfilter Menurut Formulir
- Jika perlu, pada Pita, klik Beranda.
Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filter Menurut Formulir - Klik kanan di mana saja pada formulir dan klik Hapus Kisi
- Klik Stories, lalu klik tanda panah kotak kombo yang muncul dan pilih 3
- Klik kanan area kosong pada formulir dan klik Terapkan Filter/Urut
- Menavigasi ke catatan yang berbeda. Perhatikan bahwa hanya properti yang memiliki 3 level yang ditampilkan
- Tutup formulir
- Buka database StatesStatistics3 dari pelajaran sebelumnya
- Pada Pita, klik Buat dan klik Desain Kueri
- Pada Show Table, klik States, klik Add, dan klik Close
- Di daftar teratas, klik dua kali StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital, dan Region
- Pratinjau hasil dalam Tampilan Lembar Data
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filter Menurut Formulir
- Klik sel di bawah Wilayah
- Klik panah kotak kombonya dan pilih New England
- Untuk mengeksekusi, pada Ribbon, klik tombol Toggle Filter
- Di tab Beranda Pita, ubah karakteristik berikut:
Ubah karakteristik berikut:
Nama Font:Bookman Old Style (jika Anda tidak memiliki font tersebut, pilih Times New Roman)
Warna Font:Emas, Aksen 4, Lebih Ringan 80% (Warna Tema:kolom ke-8, baris ke-2)
Warna Latar Belakang:Biru, Aksen 1, Lebih Gelap 50% (Warna Tema:kolom ke-5, baris ke-6)
Warna Baris Alternatif:Biru, Aksen 1 (Warna Tema:kolom ke-5, baris ke-1)
- Untuk mengubah filter, pada Ribbon, klik tombol Toggle Filter
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filte By Form
- Klik sel di bawah Wilayah, tekan Beranda, dan ketik <> (untuk mendapatkan <>"New England" )
- Untuk mengeksekusi, klik kanan di mana saja di jendela dan klik Terapkan Filter/Urutkan
- Untuk menghapus filter, klik tombol di sisi kanan Wilayah pada jendela dan klik Hapus filter dari Wilayah
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filte By Form
- Hapus <>"New England"
- Klik sel di bawah Area dalam Sqr Miles dan ketik <=20000 dan tekan Enter
- Untuk menerapkan, pada Pita, klik Lanjutan dan klik Terapkan Filter/Urut
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filte By Form
- Hapus <=20000 ekspresi
- Klik sel di bawah Tanggal Masuk Serikat dan ketik ANTARA #1/1/1880# DAN #12/31/1920# dan tekan Enter
- Terapkan filter menggunakan salah satu teknik yang sudah kami gunakan
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filter Menurut Formulir
- Hapus ekspresi di jendela
- Klik sel di bawah Wilayah dan ketik IN("mountain", "pacific", "new england") dan tekan Enter
- Terapkan filter
- Tutup kueri tanpa menyimpannya
Jendela Filter Objek
Untuk membantu Anda dalam menyetel kondisi untuk analisis data, Microsoft Access menyediakan jendela yang menyerupai Tampilan Desain kueri. Jendela memungkinkan Anda untuk memilih satu atau lebih bidang dan menetapkan (beberapa) kondisi di atasnya. Nama jendela itu adalah kombinasi dari nama objek tempat Anda membukanya, kata Filter, dan angka tambahan (1, 2, 3, dan seterusnya).
Untuk membuka jendela Filter Objek, tampilkan tabel, kueri, atau formulir dalam Tampilan Lembar Data, formulir dalam Tampilan Formulir atau Tampilan Tata Letak, atau laporan dalam Tampilan Laporan atau Tampilan Tata Letak. Pada Pita, klik Beranda. Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Advanced dan klik Advanced Filter/Sort... Sebuah jendela seperti Design View dari sebuah query akan ditampilkan.
Untuk menggunakan Filter Objek, pilih (hanya) kolom tempat Anda ingin menerapkan ketentuan. Setelah memilih kolom, di bagian bawah jendela, di kotak Kriteria yang sesuai dengan kolom, ketik ekspresi Boolean. Setelah memilih kolom dan mengatur kondisi, untuk menerapkannya:
- Klik kanan jendela dan klik Terapkan Filter/Urutkan
- Di bagian Sort &Filter pada Ribbon, klik Advanced, dan klik Apply Filter/Sort
Untuk menghapus kriteria sebelumnya, klik kanan jendela dan klik Clear Grid. Setelah menggunakan kisi, Anda dapat menutupnya dan membiarkan tabel, kueri, atau formulir tetap terbuka.
Pembelajaran Praktis:Memfilter Menggunakan Jendela Filter Objek
- Buka database Monson University1 dari Pelajaran 24
- Di Panel Navigasi, klik dua kali tabel Karyawan
- Ubah karakteristik berikut:
Nama Font:Constantia (jika Anda tidak memiliki font itu, pilih Times New Roman)
Warna Huruf:Putih
Warna Latar Belakang:Lebih Banyak Warna:Merah:128, Hijau:0, Biru:0
Warna Baris Alternatif:Maroon (Warna Standar:kolom ke-6, baris ke-1)
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filter/Urutkan Lanjutan...
- Dari bagian atas, klik dua kali DepartmentCode
- Di bagian bawah, klik kotak Kriteria untuk kolom DepartmentCode dan ketik fina
- Klik kanan area jendela yang kosong dan klik Terapkan Filter/Urutkan
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Filter/Urutkan Lanjutan...
- Di bagian bawah jendela, ganti DepartmentCode dengan Judul
- Ganti fina dengan Like '*dean*' (artinya kami ingin semua catatan yang judulnya mencantumkan kata Dekan)
- Pada Pita, klik Lanjutan dan klik Terapkan Filter/Urut...
- Tutup tabel tanpa menyimpannya
Pembuat Kueri
Sebagian besar formulir dan laporan menggunakan tabel atau kueri yang sudah ada sebagai Sumber Rekamannya. Sebagai alternatif, Anda bisa menentukan pernyataan SQL sebagai Sumber Rekaman dari formulir atau laporan. Jika Anda mengetahui pernyataan yang ingin Anda gunakan, Anda bisa langsung mengetikkannya di bidang Sumber Rekaman dari Lembar Properti formulir atau laporan di Tampilan Desain. Sebagai alternatif, Anda dapat mengklik tombol elipsis 
dari Sumber Rekaman. Ini akan membuka jendela khusus yang menyerupai Tampilan Desain kueri. Ini disebut Pembuat Kueri.
Saat Pembuat Kueri ditampilkan, Pita memiliki tab Desain:
Seperti yang terlihat saat mendesain kueri, setelah memilih beberapa bidang dan secara opsional menyetel kondisi, jika Anda ingin melihat pratinjau hasilnya, klik salah satu tombol Lihat 
atau Jalankan 
tombol. Setelah Anda selesai membuat kueri, untuk kembali ke formulir atau laporan, klik tombol Tutup pada Pita. Anda mungkin menerima pesan. Baca dan klik Ya.
Setelah membuat formulir atau laporan, jika Anda menghapusnya (formulir atau laporan), pernyataan SQL juga akan hilang.
Pembelajaran Praktis:Menggunakan Pembuat Kueri
- Pada Pita, klik Buat dan klik Desain Formulir
- Dalam Lembar Properti, klik tab Semua, lalu klik Sumber Rekam dan klik tombol elipsisnya
- Dalam kotak dialog Perlihatkan Tabel, klik Siswa, klik Tambah, dan klik Tutup
- Di daftar teratas, klik dua kali StudentNumber, FirstName, LastName, Gender, dan MajorID
- Di bagian bawah jendela, klik kotak Kriteria untuk MajorID dan ketik 1021
- Pada Pita, klik tombol Tutup
- Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan perubahan, klik Ya
- Simpan formulir sebagai Mahasiswa Ilmu Komputer
- Pada Pita, klik Desain dan klik Tambahkan bidang yang ada
- Dalam Daftar Bidang, klik dua kali StudentNumber, FirstName, LastName, dan Gender
- Di bagian Kontrol Pita, klik kotak Kombo dan klik formulir
- Di halaman pertama wizard, pastikan radio pertama dipilih dan klik Next
- Di halaman kedua wizard, klik Tabel:Jurusan dan klik Berikutnya
- Di halaman ke-3 wizard, klik dua kali Major dan klik Next
- Di halaman ke-4 wizard, klik Berikutnya
- Di halaman ke-5 wizard, klik Berikutnya
- Di halaman ke-6 wizard, klik panah kotak kombo dan pilih MajorID
- Klik Berikutnya dan klik Selesai
- Desain formulir sebagai berikut:
- Simpan dan tutup formulir
- Tutup Microsoft Access
