Access
 sql >> Teknologi Basis Data >  >> RDS >> Access

Pengantar C

Impor/Ekspor Data Microsoft Access

Pendahuluan

Microsoft Access mendukung berbagai skenario mengimpor dan mengekspor data, ke dan dari database MS Access, ke dan dari file teks, ke dan dari spreadsheet, dll. Sebelum mengimpor, Anda harus membuat database yang akan menerima catatan.

Cara utama untuk mengimpor atau mengekspor adalah melalui halaman properti Data Eksternal dari Ribbon. Anda juga dapat mengeklik kanan objek apa pun di Panel Navigasi, menempatkan mouse pada Impor atau Ekspor, dan klik opsi yang diinginkan.

Pembelajaran Praktis:Memperkenalkan Impor/Ekspor Data

  1. Mulai Microsoft Access
  2. Klik Basis Data Desktop Kosong
  3. Tetapkan nama file sebagai FunDS2
  4. Klik Buat
  5. Pada Pita, klik File dan klik Opsi
  6. Di daftar kiri, klik Basis Data Saat Ini
  7. Di daftar kanan, klik Tumpang Tindih Windows
  8. Klik Oke
  9. Baca kotak pesan dan klik OK
  10. Pada tabel default, klik dua kali ID untuk masuk ke mode edit, tekan F2 dan tekan Home, ketik SoldItem (untuk mendapatkan SoldItemID) dan tekan Enter
  11. Di bagian Tampilan pada Pita, klik Tampilan (atau Tampilan Desain)
  12. Tetapkan namanya sebagai Item Terjual dan klik Oke
  13. Lengkapi tabel dengan bidang berikut (ubah hanya bagian yang ditunjukkan):
    Nama Bidang Jenis Data Ukuran Bidang Format Keterangan SoldItemID Sold Item ID ReceiptNumber Number Receipt # ItemNumber Number Item # Produsen 40 Kategori 25 SubCategory 25 Sub-Category ItemName 100 Nama Item ItemSize 20 Size Jumlah Harga Pembelian Ganda Harga Pembelian Tetap
  14. Tutup tabel
  15. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  16. Untuk membuat tabel baru, pada Pita, klik Buat dan, di bagian Tabel, klik Desain Tabel
  17. Ketik ReceiptNumber dan tekan Tab
  18. Klik kanan ReceiptNumber dan klik Kunci Utama
  19. Buat bidang sebagai berikut:
    Nama Bidang Jenis Data Ukuran Bidang Format Keterangan ReceiptNumber Number Long Integer Receipt # EmployeeNumber Number Long Integer Employee # ShoppingTanggal Tanggal/Waktu Long Date Shopping Date ShoppingTime Date/Waktu Lama Waktu Belanja PenjualanJumlah Total Penjualan Tetap Ganda Jumlah Total Jumlah Yang Ditenderkan Dua Kali Jumlah Tetap Ditender
  20. Tutup tabel
  21. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  22. Tetapkan nama tabel sebagai ShoppingSessions dan klik Oke
  23. Pada Pita, klik File dan klik Baru
  24. Klik Basis Data Desktop Kosong
  25. Tetapkan nama file sebagai Pusat Pelatihan Komputer
  26. Klik Buat
  27. Pada Pita, klik File dan klik Opsi
  28. Di daftar kiri, klik Basis Data Saat Ini
  29. Di daftar kanan, klik Tumpang Tindih Windows
  30. Klik Oke
  31. Baca kotak pesan dan klik OK

Mengimpor Basis Data Microsoft Access

Jenis data yang paling sederhana untuk diimpor ke database Microsoft Access adalah database MS Access lainnya. Untuk mengimpor database Microsoft Access:

  • Jika Panel Navigasi berisi setidaknya satu tabel, klik kanan tabel. Posisikan mouse pada Import, dan klik Access Database

  • Di bagian Impor &Tautan Pita, klik tombol Akses

Di kotak dialog, jika Anda mengetahui jalur ke database termasuk namanya, ketikkan. Jika tidak, klik tombol Browse untuk memilih database sumber. Setelah Anda menentukan database, klik OK. Kotak dialog Impor Objek akan ditampilkan. Objek-objek tersebut diatur berdasarkan kategori. Pilih objek yang diinginkan. Selain objek, Anda bisa mengimpor atau mengabaikan aspek seperti hubungan dan opsi Panel Navigasi lainnya. Untuk memutuskan, klik tombol Opsi dan pilih opsi yang diinginkan:

Setelah Anda siap, klik OK. Jika objek dalam database valid (dan memang seharusnya demikian), Anda seharusnya tidak memiliki masalah.

Pembelajaran Praktis:Mengimpor Database Microsoft Access

  1. Pada Pita, klik Data Eksternal
  2. Di bagian Impor &Tautan Pita, klik tombol Akses
  3. Dalam kotak dialog, klik tombol Jelajah
  4. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih CTC dan klik Buka
  5. Pada kotak dialog, klik OK
  6. Di halaman properti Tabel, klik Pilih Semua

  7. Klik tab Formulir dan klik Pilih Semua
  8. Klik Oke
  9. Bila objek telah diimpor, pada kotak dialog, klik Tutup

Mengekspor Basis Data Microsoft Access

Ada berbagai cara Anda dapat mengekspor catatan database Microsoft Access. Salah satu caranya adalah dengan mengekspor tabel secara formal.

Untuk mengekspor objek:

  • Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang berisi rekaman, posisikan mouse saat mengekspor, dan klik Akses
  • Di Panel Navigasi, klik tabel yang berisi rekaman untuk memilihnya. Di bagian Ekspor Pita, klik tombol Akses

Di halaman pertama wizard, jika Anda mengetahui path ke database termasuk namanya, ketikkan atau klik tombol Browse untuk memilih database target. Setelah Anda menentukan database, klik OK. Ini akan menampilkan kotak dialog Ekspor. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan nama objek yang akan menerima catatan atau objek yang akan dibuat. Anda juga dapat menentukan apa yang akan diekspor:hanya struktur tabel atau struktur dan catatan:

Teknik di atas memungkinkan Anda untuk mengekspor satu objek, atau satu objek pada satu waktu. Jika Anda ingin mengekspor seluruh database, pada Ribbon, klik File dan klik Save As:

Jendela ini memungkinkan Anda untuk memilih jenis format yang harus dimiliki database baru. Jendela menyediakan delapan opsi yang dapat Anda gunakan. Untuk menggunakan opsi, klik dan klik Simpan Sebagai atau klik dua kali.

Jika Anda ingin menyimpan database dalam format Access 2007-2016 saat ini, pilih Access Database. Ini akan membuka kotak dialog Save As. Tentukan nama dan lokasi database baru, lalu klik Simpan.

Jika Anda ingin membuat database Microsoft Access 97-2000, klik Access 2000 Database. Ini akan membuat file dengan .mdb perpanjangan. Ini adalah database yang kompatibel dengan Microsoft Access 97 dan Microsoft Office Access 2000. Tidak ada yang buruk atau salah dengan versi database tersebut dan mereka masih berharga sampai sekarang. Mereka hanya tidak mendukung beberapa fitur seperti ekspresi, lampiran, dll di atas meja:

Dalam versi database MDB, ekspresi tidak dapat dibuat pada tabel tetapi dapat dibuat pada jenis objek lain.

Microsoft Access dan Spreadsheet

Mengimpor Lembar Kerja

Ada berbagai cara Anda dapat mengimpor spreadsheet ke database Microsoft Access. Spreadsheet dapat berasal dari aplikasi apa pun, termasuk Microsoft Excel, Google Spreadsheet, CSV, dll.

Jika Anda berencana untuk mengimpor lembar kerja Microsoft Excel atau Google Sheet, Anda harus mempersiapkannya terlebih dahulu. Salah satu caranya adalah dengan memastikan bahwa seluruh spreadsheet diatur sebagai satu tabel. Dalam hal ini, sisi atas spreadsheet harus berisi kategori yang dapat digunakan/dianggap sebagai header kolom. Tidak boleh ada teks yang tidak terorganisir (teks yang tidak dianggap milik tabel) yang ditampilkan di atas header. Nilai kemudian dapat ditampilkan di bawah setiap header. Ini contohnya:

Tidak boleh ada teks yang tidak terorganisir (teks yang tidak dianggap milik tabel) yang ditampilkan di bawah catatan).

Setelah dokumen siap, untuk mengimpornya:

  • Jika Panel Navigasi berisi setidaknya satu tabel, klik kanan tabel di Panel Navigasi, posisikan mouse pada Impor, dan klik Excel
  • Di bagian Impor &Tautan Pita, klik tombol Excel

Di kotak dialog, tentukan jalur dan nama spreadsheet dan klik OK. Ini akan memulai penyihir. Di halaman pertama, pilih nama spreadsheet yang berisi data.

Pembelajaran Praktis:Mengimpor Spreadsheet Microsoft Excel

  1. Pada Pita, klik File dan klik Buka
  2. Dalam daftar file, klik FundDS2
  3. Pada Pita, klik Data Eksternal
  4. Di bagian Impor &Tautan, klik tombol Excel
  5. Klik tombol Jelajah
  6. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih Fun Department Store dan klik Buka

  7. Klik Oke

  8. Di halaman pertama wizard, pastikan Sheet1 dipilih dan klik Next. Kotak pesan mungkin ditampilkan. Baca dan klik OK

  9. Di halaman kedua wizard, pastikan Baris Pertama Berisi Judul Kolom dicentang dan klik Berikutnya
  10. Di halaman ketiga panduan, saat kolom ItemNumber dipilih, klik panah kotak kombo Tipe Data dan pilih Bulat Panjang

  11. Klik DateInStore atau sel mana pun di bawahnya dan pastikan Tipe Datanya adalah Tanggal Dengan Waktu
  12. Klik UnitPrice dan pastikan Data Type-nya disetel ke Double
  13. Klik Berikutnya
  14. Klik panah kotak kombo dan pilih ItemNumber

  15. Klik Berikutnya
  16. Ganti nama Impor ke Tabel menjadi StoreItems

  17. Klik Selesai
  18. Pada kotak dialog, klik Tutup
  19. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel StoreItems dan klik Tampilan Desain
  20. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang Format Keterangan ItemNumber Item # DateInStore Tanggal di Toko Produsen 40 Kategori 25 SubKategori 25 Sub-Kategori Nama Barang 100 Nama Barang Ukuran Barang 20 Ukuran Harga Satuan Ganda Tetap Harga Satuan
  21. Tutup tabel
  22. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  23. Anda juga akan menerima kotak pesan yang menunjukkan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya

Mengimpor Spreadsheet Bernama

Jika spreadsheet berisi campuran bagian atau grup terorganisir dan tidak terorganisir, Anda harus membuat nama untuk grup rekaman yang diperlukan.

Pembelajaran Praktis:Mengimpor Spreadsheet Microsoft Excel

  1. Mulai Microsoft Excel
  2. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, buka buku kerja Fun Department Store
  3. Di sisi bawah, klik Sheet2
  4. Klik Karyawan # dan ketik EmpolyeeNumber
  5. Ganti Nama Depan dengan Nama Depan
  6. Ganti Nama Depan dengan Nama Belakang
  7. Pilih sel dari EmployeeNumber hingga Rekan Penjualan terakhir

  8. Pada Pita, klik Rumus
  9. Di bagian Nama yang Ditentukan, klik Tentukan Nama
  10. Ganti Nama yang disarankan dengan Karyawan

  11. Klik Oke
  12. Tutup Microsoft Excel
  13. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Simpan dan kembali ke Microsoft Access
  14. Pada Pita, klik Data Eksternal jika perlu.
    Di bagian Impor &Tautan, klik tombol Excel
  15. Klik tombol Jelajah
  16. Pilih spreadsheet Fun Department Store yang Anda ubah di atas dan klik Buka
  17. Pada kotak dialog Dapatkan Data Eksternal, klik OK
  18. Di halaman pertama wizard, klik tombol radio Show Named Ranges

  19. Pastikan Karyawan dipilih dan klik Berikutnya
  20. Pada halaman kedua wizard, klik Baris Pertama Berisi Judul Kolom dan klik Berikutnya
  21. Di halaman ketiga panduan, saat kolom EmployeeNumber dipilih, klik panah kotak kombo Tipe Data dan pilih Integer Panjang

  22. Klik Berikutnya
  23. Klik panah kotak kombo dan pilih EmployeeNumber

  24. Klik Berikutnya

  25. Terima nama tabel sebagai Karyawan dan klik Selesai
  26. Pada kotak dialog, klik Tutup
  27. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Karyawan dan klik Tampilan Desain
  28. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Jenis Data Ukuran Bidang Ekspresi Keterangan EmployeeNumber Nomor Karyawan # Nama Depan 20 Nama Depan Nama Belakang 20 Nama Belakang EmployeeName [FirstName] &" " &[LastName] Nama Karyawan Judul 100
  29. Tutup tabel
  30. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  31. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya

Menyalin Dari Spreadsheet

Daripada mengimpor spreadsheet secara manual, Anda dapat memilih nilai dalam spreadsheet, menyalinnya, dan menempelkannya dalam tabel di Microsoft Access.

Pembelajaran Praktis:Menyalin Dari Spreadsheet

  1. Mulai Microsoft Excel dan, dalam daftar file, klik Fun Department Store
  2. Klik Sheet3
  3. Klik sel B5
  4. Tekan dan tahan Shift
  5. Klik Sel G64
  6. Pergeseran Rilis
  7. Pada Pita Microsoft Excel, klik Beranda
  8. Di bagian Papan Klip, klik Salin
  9. Di Microsoft Access, di Panel Navigasi, klik dua kali tabel ShoppingSessions
  10. Klik kanan tombol di persimpangan header kolom dan header baris
  11. Klik Tempel
  12. Baca kotak pesan Microsoft Access dan klik Ya
  13. Kembali ke Microsoft Excel di Sheet3
  14. Klik sel I5
  15. Tekan dan tahan Shift
  16. Klik sel P165
  17. Pergeseran Rilis
  18. Pada Pita, klik Beranda dan klik Salin
  19. Kembali ke Microsoft Access dan klik dua kali tabel SoldItems di Panel Navigasi
  20. Pada tabel, klik Tanda Terima #
  21. Tekan dan tahan Shift
  22. Harga Satuan Klik
  23. Pergeseran Rilis
  24. Tekan Ctrl + V untuk menempel
  25. Baca kotak pesan dan klik Ya
  26. Tutup kedua tabel
  27. Di Panel Navigasi, klik kanan salah satu tabel, posisikan mouse pada Impor, dan klik Access Database
  28. Klik Jelajahi
  29. Cari dan pilih database FundDS1 dari pelajaran sebelumnya (jika tidak, dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih FundDS2) dan klik Buka
  30. Pada kotak dialog, klik OK
  31. Pada kotak dialog Impor Objek, klik Formulir
  32. Klik Pilih Semua
  33. Klik Oke
  34. Bila formulir telah diimpor, pada kotak dialog, klik Tutup

Mengekspor ke Microsoft Excel Spreadsheet

untuk mentransfer data dari Microsoft Access ke spreadsheet melibatkan penyalinan dan penempelan. Untuk memulai, di Microsoft Access, Anda dapat membuka tabel dalam Tampilan Lembar Data, lalu memilih satu, beberapa, atau semua rekaman. Setelah memilih catatan, Anda dapat menyalinnya, membuka Microsoft Excel, klik sel yang akan menampung nilai kiri atas, dan tempel.

Teknik lain terdiri dari mengekspor, dan Anda dapat melakukannya tanpa terlebih dahulu membuka tabel:

  • Sebelum mengekspor tabel, di Panel Navigasi, klik tabel. Kemudian, pada Pita, klik Data Eksternal. Di bagian Ekspor, klik tombol Excel
  • Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang diinginkan, posisikan mouse pada Ekspor, dan klik Excel

Ini akan membuka kotak dialog Ekspor - Excel Spreadsheet dengan jalur tempat file akan disimpan. Folder default adalah My Documents:

Pembelajaran Praktis:Mengekspor Data sebagai Spreadsheet

  1. Pada Pita, klik File dan klik Buka
  2. Dalam daftar file, klik Pusat Pelatihan Komputer
  3. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Jadwal Kursus, posisikan mouse pada Ekspor, dan klik Excel
  4. Klik tombol Jelajah dan pilih folder Dokumen (Saya)
  5. Klik Oke
  6. Pada kotak dialog, klik Tutup

Microsoft Access dan File Teks

Mengimpor File Teks

Anda dapat membuat tabel menggunakan data dari file teks. Jika Anda membuat file (teks) di Notepad, delimitasi bidang biasanya dilakukan dengan menekan Tab setelah membuat konten bidang. Untuk mengimpor file teks di Microsoft Access:

  • Di bagian Impor Pita, klik tombol File Teks
  • Jika sebelumnya Anda telah membuat tabel yang akan menerima nilai, di Panel Navigasi, klik kanan tabel itu, posisikan mouse pada Impor, dan klik File Teks Pendek

Pembelajaran Praktis:Mengimpor Dokumen Teks

  1. Untuk memulai database baru, pada Ribbon, klik File dan klik New
  2. Klik Basis Data Desktop Kosong
  3. Tetapkan namanya menjadi Monson University1
  4. Klik Buat
  5. Pada Pita, klik File dan klik Opsi
  6. Di daftar kiri, klik Basis Data Saat Ini
  7. Di daftar kanan, klik Tumpang Tindih Windows
  8. Klik Oke
  9. Pada Pita, klik Data Eksternal dan, di bagian Impor &Tautan, klik File Teks
  10. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, klik tombol Telusuri
  11. Temukan sumber daya yang menyertai pelajaran ini dan pilih file Departments.txt
  12. Klik Buka
  13. Pada kotak dialog, klik OK
  14. Pada halaman pertama Wizard Impor Teks, terima bahwa teks akan Dibatasi dan klik Berikutnya
  15. Di halaman kedua, terima bahwa pembatas disetel ke Tab.
    Klik kotak centang Baris Pertama Berisi Nama Bidang

  16. Klik Berikutnya
  17. Di halaman ketiga wizard, klik Berikutnya
  18. Klik panah kotak kombo dan pilih DepartmentCode
  19. Klik Berikutnya
  20. Terima nama tabel sebagai Departemen dan klik Selesai
  21. Bila catatan telah diimpor, klik Tutup
  22. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Departemen dan klik Tampilan Desain
  23. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang Kode Departemen 5 Nama Departemen 100
  24. Tutup tabel
  25. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  26. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya
  27. Pada Pita, klik Data Eksternal dan, di bagian Impor &Tautan, klik File Teks
  28. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, klik tombol Telusuri
  29. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih file Employee.txt, dan klik Buka
  30. Pada kotak dialog, klik OK
  31. Pada halaman pertama Wizard Impor Teks, terima bahwa teks akan Dibatasi dan klik Berikutnya
  32. Di halaman kedua, terima bahwa pembatas disetel ke Tab dan klik Baris Pertama Berisi Nama Bidang

  33. Klik Berikutnya
  34. Di halaman ketiga wizard, saat EmployeeNumber dipilih, klik panah kotak kombo Tipe Data dan pilih Teks Pendek
  35. Klik Berikutnya
  36. Klik panah kotak kombo dan pilih EmployeeNumber
  37. Klik Berikutnya
  38. Terima nama tabel sebagai Karyawan dan klik Selesai
  39. Bila catatan telah diimpor, klik Tutup
  40. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Karyawan dan klik Tampilan Desain
  41. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang Keterangan EmployeeNumber 10 Nama Depan 25 Nama Depan Nama Tengah 25 Nama Belakang 25 Nama Belakang Kode Departemen 5 Judul 100
  42. Tutup tabel
  43. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  44. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya
  45. Pada Pita, klik Data Eksternal dan, di bagian Impor &Tautan, klik File Teks
  46. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, klik tombol Telusuri
  47. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih file Majors.txt, dan klik Buka
  48. Pada kotak dialog, klik OK
  49. Pada halaman pertama Wizard Impor Teks, terima bahwa teks akan Dibatasi dan klik Berikutnya
  50. Di halaman kedua, terima bahwa pembatas disetel ke Tab dan klik Baris Pertama Berisi Nama Bidang

  51. Klik Berikutnya
  52. Di halaman ketiga wizard, klik Dean
  53. Klik panah kotak kombo Tipe Data dan pilih Teks Pendek
  54. Klik Berikutnya
  55. Klik panah kotak kombo dan pilih MajorID
  56. Klik Berikutnya
  57. Terima nama tabel sebagai Jurusan dan klik Selesai
  58. Bila catatan telah diimpor, klik Tutup
  59. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Karyawan dan klik Tampilan Desain
  60. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang MajorID Mayor 100 Dekan 10
  61. Tutup tabel
  62. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  63. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya
  64. Pada Pita, klik Data Eksternal dan, di bagian Impor &Tautan, klik File Teks
  65. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, klik tombol Telusuri
  66. Dari sumber yang menyertai pelajaran ini, pilih file Minors.txt, dan klik Buka
  67. Pada kotak dialog, klik OK
  68. Pada halaman pertama Wizard Impor Teks, terima bahwa teks akan Dibatasi dan klik Berikutnya
  69. Di halaman kedua, terima bahwa pembatas disetel ke Tab dan klik Baris Pertama Berisi Nama Bidang
  70. Klik Berikutnya
  71. Di halaman ketiga wizard, klik Berikutnya
  72. Klik panah kotak kombo dan pilih MinorID
  73. Klik Berikutnya
  74. Terima nama tabel sebagai Anak di Bawah Umur dan klik Selesai
  75. Bila catatan telah diimpor, klik Tutup
  76. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Karyawan dan klik Tampilan Desain
  77. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang MinrID Kecil 100
  78. Tutup tabel
  79. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  80. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya
  81. Di Panel Navigasi, klik kanan Tabel1, posisikan mouse pada Impor, dan klik File Teks
  82. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, klik tombol Telusuri
  83. Temukan sumber daya yang menyertai pelajaran ini dan pilih file Students.txt
  84. Klik Buka
  85. Pada kotak dialog, klik OK
  86. Pada halaman pertama Wizard Impor Teks, terima bahwa teks akan Dibatasi dan klik Berikutnya

  87. Di halaman kedua, setujui bahwa pembatas disetel ke Koma atau Tab dan klik Berikutnya
  88. Di halaman kedua wizard, klik Baris Pertama Berisi Nama Bidang

  89. Klik Berikutnya
  90. Saat StudentNumber dipilih, klik panah kotak kombo Tipe Data dan pilih Teks Pendek

  91. Klik Berikutnya
  92. Klik panah kotak kombo dan pilih StudentNumber

  93. Klik Berikutnya
  94. Terima nama tabel sebagai Siswa dan klik Selesai
  95. Bila catatan telah diimpor, klik Tutup
  96. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel Siswa dan klik Tampilan Desain
  97. Ubah karakteristik bidang berikut:
    Nama Bidang Ukuran Bidang Keterangan StudentNumber 12 Mahasiswa # Nama Depan 25 Nama Depan MiddleName 25 Nama Belakang 25 Nama Belakang Tanggal Lahir Jenis Kelamin 20 Alamat 120 Kota 40 Negara bagian 50 ZIPCode 20 Kode Pos
  98. Tutup tabel
  99. Saat ditanya apakah Anda ingin menyimpan, klik Ya
  100. Anda juga akan menerima kotak pesan bahwa beberapa data mungkin hilang. Baca dan klik Ya

Mengekspor File Teks

Untuk menyimpan tabel sebagai teks:

  • Di Panel Navigasi, klik tabel yang ingin Anda ekspor. Di bagian Ekspor Pita, klik tombol File Teks
  • Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang menyimpan data, posisikan mouse pada Ekspor, dan klik File Teks Pendek

Ini akan membuka kotak dialog Ekspor - File Teks dengan nama file menggunakan ekstensi .txt. Cukup ikuti wizard:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Ini contohnya:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Database
    2.   
  2. Mysql
    3.   
  3. Oracle
    4.   
  4. Sqlserver
    5.   
  5. PostgreSQL
    6.   
  6. Access
    7.   
  7. SQLite
    8.   
  8. MariaDB

  1. Alasan Mengubah Aplikasi Akses menjadi Aplikasi Berbasis Web

  2. 7 Cara Microsoft Access Dapat Membantu Bisnis Anda

  3. Membuat Menu Akses dengan Kontrol Tampilan Pohon

  4. Microsoft SQL Server – Bergabunglah dengan Saya di SQL Saturday Dallas

  5. Cara Mengubah Warna Latar Belakang Formulir di Access 2016