Lihat Tips Bermanfaat Ini untuk Membuat Kueri Pilihan di Microsoft Access
Berlaku untuk:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 dan 365 (Windows)
Anda dapat membuat kueri pemilihan di Microsoft Access untuk mengambil data berdasarkan kriteria. Kueri pemilihan di Microsoft Access adalah tipe kueri yang paling umum. Ada sejumlah cara untuk bekerja secara efisien dalam kueri tertentu untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan dan menghemat waktu. Anda juga dapat menggunakan banyak tips ini dalam jenis kueri lainnya.
1. Membuat kueri pemilihan di Design View
Untuk membuat kueri pemilihan dan masuk ke Design View (dan menghindari wizard):
- Klik tab Buat di Pita.
- Dalam grup Kueri, klik Desain Kueri. Kotak dialog muncul.
- Klik dua kali tabel atau kueri yang diinginkan (klik tab Kueri di kotak dialog untuk memilih kueri).
- Klik Tutup. Daftar bidang untuk setiap tabel atau kueri akan muncul di panel atas di Design View.
- Jika Anda perlu menambahkan tabel atau kueri lain ke panel atas, klik tombol Perlihatkan Tabel pada tab Desain Alat Kueri di Pita, klik dua kali tabel atau kueri yang diinginkan (klik tab Kueri terlebih dahulu) dan klik Tutup.
2. Berpindah antara Tampilan Desain dan Tampilan Lembar Data
Anda dapat menjalankan kueri pemilihan dengan mengeklik tombol Jalankan pada tab Desain Alat Kueri di Pita atau hanya dengan membuka Tampilan Lembar Data.
Untuk berpindah dengan cepat antara Tampilan Desain dan Tampilan Lembar Data:
- Klik kanan tab kueri (atau bilah judul) kueri saat ini dan pilih tampilan yang diinginkan, atau
- Klik tombol Lihat pada tab Beranda atau tab Desain Alat Kueri di Pita dan pilih tampilan yang diinginkan.
3. Menambahkan bidang ke kisi dalam Tampilan Desain
Dalam Design View, panel bawah disebut kisi QBE (Query by Design). Tampilkan bidang yang ingin Anda kueri di kisi ini. Panel atas di Design View menampilkan sumber data – daftar bidang tabel atau kueri.
Untuk menambahkan bidang ke kisi QBE:
- Klik dua kali bidang dalam daftar bidang di panel atas di Design View untuk menambahkannya ke kolom berikutnya yang tersedia di kisi.
- Seret bidang dari daftar bidang dengan menahan tombol kiri mouse lalu seret ke bawah ke kolom untuk menambahkannya ke kisi.
- Klik baris bidang dalam kolom di kisi QBE dan dari menu tarik-turun, pilih bidang yang diinginkan. Jika ada lebih dari satu tabel dan nama bidang yang sama muncul di keduanya, Anda juga harus menentukan tabel sumber di baris Tabel atau Access akan default ke tabel pertama (kiri ke kanan di panel atas) yang berisi bidang.
4. Menambahkan beberapa bidang ke kisi dalam Tampilan Desain
Anda dapat menambahkan beberapa bidang ke kisi QBE.
Untuk memilih beberapa bidang yang bersebelahan (berdekatan):
- Di panel atas, klik bidang dalam daftar bidang, lalu tahan Shift dan klik bidang terakhir yang ingin Anda sertakan di bawah.
- Arahkan ke salah satu bidang yang dipilih, tahan tombol kiri mouse dan seret ke bawah ke dalam kolom di kisi QBE.
Untuk memilih beberapa bidang yang tidak bersebelahan (tidak berdekatan):
- Di panel atas, klik bidang dalam daftar bidang, lalu Control-klik bidang berikutnya di bawah.
- Arahkan ke salah satu bidang yang dipilih, tahan tombol kiri mouse dan seret ke bawah ke dalam kolom di kisi QBE.
5. Menambahkan semua bidang ke kisi dalam Tampilan Desain
Anda dapat menambahkan semua bidang ke kisi. Namun, perlu diingat bahwa ini dapat memperlambat kueri Anda bergantung pada jumlah bidang dan jumlah data.
Untuk memilih semua bidang dalam tabel sumber atau daftar bidang kueri:
- Di panel atas, klik dua kali bilah judul daftar bidang untuk memilih semua bidang.
- Arahkan ke salah satu bidang yang dipilih, tahan tombol kiri mouse dan seret ke bawah ke dalam kolom di kisi QBE.
Anda bisa menggunakan tanda bintang (*) yang muncul di bagian atas daftar bidang di panel atas dan seret ke kisi QBE untuk mewakili semua bidang. Namun, metode ini memiliki keterbatasan. Misalnya, Anda tidak dapat menyertakan fungsi agregat atau menjalankan kueri Total menggunakan karakter asterisk.
6. Menggunakan logika AND dan OR
Di kisi QBE, di baris kriteria:
- Masukkan kriteria di baris kriteria yang sama dengan skenario AND.
- Masukkan kriteria dalam baris kriteria yang berbeda sebagai skenario ATAU.
7. Menata ulang kolom
Anda bisa mengatur ulang kolom dalam Design View dalam kueri. Ini berguna dalam banyak hal termasuk pengelompokan dan penyortiran. Jika Anda menentukan urutan pengurutan untuk lebih dari satu bidang, Access akan mengurutkan dari kiri ke kanan.
Untuk mengatur ulang kolom di Design View:
- Klik bilah tipis di bagian atas kolom yang ingin Anda pindahkan untuk memilih seluruh kolom.
- Arahkan ke area yang sama pada kolom yang dipilih, tahan tombol kiri mouse dan seret kolom ke posisi barunya.
8. Menyetel properti
Anda dapat menampilkan properti di Design View dengan beberapa cara:
- Klik dua kali panel atas di area kosong.
- Tekan F4.
- Klik kanan di salah satu panel di Design View dan pilih Properties dari menu drop-down.
- Klik tombol Properti pada tab Alat Desain Kueri di Pita.
Untuk menyetel properti kueri:
- Klik panel atas di area kosong.
- Pilih properti yang diinginkan di panel Properti.
Di bawah ini adalah properti kueri:
Untuk menyetel properti bidang:
- Klik kolom di kisi QBE.
- Pilih properti yang diinginkan di panel Properti.
Di bawah ini adalah properti bidang:
9. Menambahkan tombol untuk menghapus grid dengan mudah
Anda dapat menambahkan tombol Hapus Kisi ke Bilah Alat Akses Cepat untuk memudahkan mengosongkan seluruh kisi dalam Tampilan Desain Kueri.
Pertama, tampilkan Bilah Alat Akses Cepat di bawah Pita (ini membuatnya mudah dilihat dan memungkinkan lebih banyak tombol untuk ditambahkan):
- Klik panah di sebelah kanan Bilah Alat Akses Cepat (yang secara default berada di atas Pita) dan pilih Perlihatkan Di Bawah Pita.
Untuk menambahkan tombol Clear Grid ke Quick Access Toolbar:
- Klik panah di sebelah kanan Bilah Alat Akses Cepat dan pilih Perintah Lainnya.
- Pada menu di bagian atas, pilih Semua Perintah.
- Dalam daftar perintah, pilih Clear Grid.
- Klik Tambahkan.
- Klik Oke.
Mulai saat ini, Anda dapat memilih tombol Clear Grid (X) pada Quick Access Toolbar di Design View dalam sebuah kueri.
Di bawah ini adalah Toolbar Akses Cepat dengan tombol Clear Grid (X):
10. Menampilkan total dalam Tampilan Lembar Data
Anda sekarang dapat menampilkan total secara otomatis dalam Tampilan Lembar Data:
- Buka Tampilan Lembar Data.
- Klik tombol Total pada tab Beranda di Pita. Baris Total ditambahkan ke lembar data.
- Klik kolom yang ingin Anda jumlahkan di baris Total dan pilih fungsi dari daftar tarik-turun. Access menghitung total secara otomatis.
Ada banyak lagi tips dan trik untuk bekerja dengan kueri tertentu, tetapi ini adalah awal yang bagus untuk memulai.
