Jika saat ini Anda menggunakan Microsoft Excel sebagai database, Anda mungkin ingin memikirkan kembali hal ini. Excel adalah alat yang hebat untuk membuat spreadsheet dan melakukan perhitungan dengan kumpulan data terbatas, tetapi itu bukan alat database terbaik. Namun, banyak orang terus menggunakan Excel sebagai database karena sederhana dan familiar.
Untungnya, Anda dapat meningkatkan ke Microsoft Access, sistem manajemen basis data yang menyimpan informasi. Access mudah digunakan, bahkan untuk pemula, menawarkan tampilan dan nuansa yang mirip dengan produk Microsoft lainnya. Dan, Anda dapat mengonversi spreadsheet Excel ke database Anda.
Mari kita bahas tanda terbesar bahwa bisnis atau organisasi Anda telah melampaui Excel dan mengapa program database seperti Access lebih cocok.
Alur Kerja Anda Lebih Kompleks
Excel berfungsi dengan baik untuk alur kerja linier yang sederhana. Namun begitu alur kerja Anda menjadi kompleks, saatnya untuk meningkatkan ke program database seperti Access. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memasukkan atau menampilkan informasi untuk berbagai jenis informasi terkait.
Data Anda Bertambah
Setelah Anda mulai mengumpulkan data dalam jumlah besar, saatnya untuk menjauh dari Excel. Excel memiliki batasan jumlah catatan per lembar, dan dapat mengalami masalah kinerja saat data Anda bertambah. Anda dapat memisahkan data menjadi banyak lembar, tetapi ini akhirnya menjadi sakit kepala yang besar, terutama jika Anda tidak dapat memahami data Anda.
Keamanan Kurang
Kekurangan lain dengan Excel adalah kurangnya keamanan. Excel memang memberi Anda opsi untuk melindungi spreadsheet Anda dengan kata sandi, tetapi ini adalah sistem yang rumit. Namun, ada alat online yang memudahkan orang untuk membuka kunci file yang dilindungi tanpa harus mengetahui kata sandinya. Untuk melindungi data Anda, ada baiknya pindah ke Access. Dan, Anda dapat memilih izin apa yang akan diberikan kepada setiap pengguna.
Kolaborasi Sulit
Kolaborasi jauh lebih sulit di Excel daripada di Access. Bahkan saat Anda menggunakan pengeditan multi-pengguna atau menyimpan spreadsheet di server bersama, kesalahan mudah terjadi. Salah satu kesalahan paling umum:orang saling menimpa pekerjaan satu sama lain. Jika Anda memerlukan banyak pengguna untuk mengakses data Anda, program database adalah cara yang tepat.
Tugas Anda Membosankan
Apakah Anda merasa menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas yang membosankan di Excel? Ini tidak harus menjadi norma Anda. Program database seperti Access memiliki alat dan fitur untuk membuat Anda paling produktif dengan waktu Anda. Anda dapat mengotomatiskan banyak tugas Anda dan mengurangi redundansi dengan menyimpan data terkait.
Ini hanyalah beberapa alasan mengapa Excel bukan solusi terbaik untuk database Anda. Kami memahami bahwa ini akrab dan mudah dipahami, tetapi ada opsi yang lebih baik di luar sana. Jika Anda mencari sesuatu yang sederhana dan ramah pengguna, Anda akan merasa seperti di rumah sendiri dengan Access. Hubungi Arkware hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang opsi basis data Anda.
