Bukan hanya lemari dan laci Anda yang perlu dibersihkan – database Anda juga! Membersihkan dan mengatur basis data Anda mungkin bukan hal yang paling menarik dalam daftar tugas Anda, tetapi itu adalah salah satu yang akan Anda syukuri nanti. Dengan menyelesaikan tugas ini, Anda dapat meningkatkan kesehatan data Anda, mengurangi biaya, dan meningkatkan ROI kampanye pemasaran Anda.
Di bawah ini adalah langkah-langkah yang harus diikuti saat membersihkan database organisasi Anda.
Cadangkan Basis Data Anda
Sebelum Anda melakukan pembersihan apa pun ke database Anda, buat cadangan file Anda terlebih dahulu. Anda harus mencadangkan data Anda secara teratur, tetapi langkah ini sangat penting ketika Anda mulai membuat perubahan besar pada sistem Anda.
Identifikasi Data Duplikat
Identifikasi duplikat apa pun di database Anda dengan menjalankan pencarian. Duplikat sering kali tidak dapat dihindari, tetapi penting untuk menangkapnya sebelum menimbulkan masalah. Misalnya, Anda tidak ingin mengirim email ke kontak yang sama dua kali atau membuang-buang uang pemasaran Anda untuk orang-orang yang tidak tertarik dengan produk Anda.
Perbarui Informasi Penting
Kapan terakhir kali Anda memperbarui data Anda? Anda mungkin perlu meminta informasi baru atau yang diperbarui, seperti alamat email atau riwayat pembelian. Basis data Anda harus tetap mengetahui detail penting. Ini akan membuat pelaporan lebih mudah dan lebih akurat.
Hapus Kontak Tidak Aktif
Dalam hal informasi dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda, sekarang adalah waktu yang tepat untuk menghapus kontak yang tidak aktif. Filter kontak Anda menurut tanggal aktivitas untuk melihat siapa yang terlibat dengan merek Anda dan siapa yang tidak. Bagi mereka yang tidak berinteraksi dengan merek Anda, Anda dapat menghapusnya dari database atau mencoba melibatkan kembali mereka dengan kampanye baru.
Buka Sumbernya
Jika Anda menemukan banyak informasi usang, catatan duplikat, dan kesalahan lainnya, identifikasi sumbernya. Ada kemungkinan masalah yang lebih dalam terjadi di dalam organisasi Anda yang perlu ditangani, seperti impor otomatis atau staf entri data sukarela.
Pertimbangkan untuk Melatih Staf Anda
Sekarang adalah saat yang tepat untuk melatih staf Anda untuk meningkatkan kualitas data dalam database Anda. Semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh karena pandemi COVID-19, sehingga Anda dapat meminta karyawan untuk menonton video, berpartisipasi dalam kursus pelatihan online, dan banyak lagi. Ini akan membantu meningkatkan kualitas data Anda, mengurangi kesalahan, dan membatasi pergantian karyawan.
Berkomitmen pada Proses Baru
Bergantung pada apa yang Anda temukan dalam pembersihan basis data, mungkin sudah waktunya untuk menerapkan proses baru. Misalnya, mengotomatisasi tugas-tugas tertentu sangat membantu, tetapi ada beberapa tugas yang membutuhkan manusia untuk membuat keputusan. Anda mungkin juga ingin meminta bantuan dari konsultan database yang dapat membantu merancang dan mendokumentasikan proses untuk database Anda.
Dengan membersihkan basis data Anda, Anda dapat membuat perbedaan besar dalam mengurangi kekacauan, menyederhanakan aktivitas sehari-hari, dan meningkatkan keakuratan pelaporan data. Untuk mendiskusikan database baru atau yang ditingkatkan untuk organisasi Anda, hubungi Arkware hari ini.
