Microsoft Access adalah program perangkat lunak yang memungkinkan Anda membangun dan mengelola database. Ini relatif mudah digunakan dan memiliki tampilan dan nuansa yang mirip dengan produk Microsoft lainnya. Ini menjadikannya pilihan yang cocok untuk pemula atau mereka yang tidak memiliki banyak pengalaman komputer. Ada banyak hal yang dapat Anda gunakan untuk Access, dan salah satunya adalah untuk mengelola karyawan Anda. Anda dapat menggunakan salah satu template yang tersedia atau membuatnya sendiri.
Apa itu Basis Data SDM?
Basis data SDM digunakan oleh para profesional untuk menyimpan informasi yang terkait dengan karyawan mereka, seperti detail pelatihan atau jam kerja standar. Basis data karyawan harus aman karena mengandung informasi sensitif. Dengan begitu banyak pertimbangan hukum untuk dipikirkan, sebaiknya kumpulkan hanya informasi yang Anda butuhkan tentang karyawan Anda.
Berikut adalah beberapa contoh informasi yang dapat Anda sertakan dalam database SDM:
- Libur dan absen
- Jadwal atau jam kerja standar
- Lembar waktu dan pengeluaran
- Detail pribadi (yaitu, tanggal lahir, jabatan)
- Informasi gaji
- Kualifikasi diadakan
- Detail pelatihan
Pertimbangan untuk Database Karyawan
Sebagai pemberi kerja, Anda memiliki tanggung jawab untuk menjaga agar informasi karyawan Anda tetap aman dan terlindungi. Jika Anda tidak mengikuti panduan yang benar, informasi berharga dapat diekspos ke pihak yang tidak berwenang. Anda bisa menghadapi hukuman, dan Anda pasti akan kehilangan kepercayaan pada karyawan dan klien Anda.
Berikut adalah pertimbangan yang harus dilakukan saat membangun dan memelihara database karyawan:
- Menyimpan data secara etis. Informasi karyawan Anda harus disimpan dengan aman dan hanya dibagikan kepada orang-orang terkait. Pastikan Anda mematuhi undang-undang seperti Data Protection Act 1998 dan Freedom of Information Act. Karyawan juga harus tahu bagaimana data mereka digunakan.
- Keamanan. Seberapa aman database SDM Anda? Jika data Anda disimpan di cloud, Anda pasti ingin tahu jenis tindakan keamanan apa yang diterapkan. Kami juga menyarankan untuk mengenkripsi basis data Anda, memperbarui semua perangkat lunak, dan membatasi pengguna admin.
- Kegunaan. Fitur utama dari database HR adalah untuk mengelola catatan karyawan, melacak liburan, mencatat absen dan sebagainya. Selama database Anda dibangun dengan benar, itu akan mudah digunakan. Jika tidak, hubungi Arkware untuk mempelajari lebih lanjut tentang membangun database karyawan yang intuitif dan sederhana.
- Migrasi. Ada kemungkinan suatu hari, Anda mungkin perlu bermigrasi ke sistem database baru. Anda dapat memigrasikan Microsoft Access ke MySQL, SQLServer, Azure, Oracle, dan lainnya. Ini penting karena Anda tidak ingin harus memasukkan semuanya dengan tangan.
- Ukuran penyimpanan. Terakhir, ketahui berapa banyak kapasitas penyimpanan yang mungkin dibutuhkan. Dengan berpikir ke depan, Anda dapat memastikan bahwa database Anda tidak kehabisan ruang server. Sebagian besar program basis data memiliki kapasitas besar, tetapi masih layak untuk dicoba.
Membangun dan memelihara database SDM adalah bagian penting dari memiliki bisnis. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang memiliki database kustom yang dibangun untuk bisnis atau organisasi Anda, hubungi pakar database di Arkware hari ini.
