Tidak semua bisnis yakin kapan saatnya untuk pindah ke database. Excel adalah program spreadsheet yang berguna yang dapat memenuhi kebutuhan banyak usaha kecil. Namun seiring pertumbuhan bisnis mereka, atau mereka menginginkan lebih banyak kemampuan, masuk akal untuk beralih ke database seperti MS Access.
Jadi, bagaimana Anda tahu apa yang tepat untuk bisnis Anda dan kapan saatnya untuk beralih? Yang benar adalah bahwa Anda mungkin harus menggunakan Excel dan Access bersama-sama, daripada mengganti satu dengan yang lain.
Mari kita mulai dengan membahas tugas-tugas dasar yang digunakan Excel dan Access, dan bagaimana Anda tahu kapan waktunya untuk memutakhirkan ke database.
Untuk Apa Setiap Alat Digunakan?
Microsoft Excel adalah alat spreadsheet yang digunakan untuk tugas-tugas berikut:
- Analisis data
- Perhitungan, perbandingan statistik
- Manajemen bagan
- Hasilkan keluaran yang dapat dibagikan
Microsoft Access adalah alat database yang digunakan untuk tugas-tugas berikut:
- Manajemen data
- Menampilkan subset data, kueri kompleks
- Laporan untuk ringkasan data
- Otomasi untuk acara umum
- Database yang digunakan oleh banyak pengguna
Singkatnya, Excel adalah untuk menganalisis data, sedangkan Access adalah untuk mengelola data.
Bagaimana Saya Mengetahui Saatnya Menambahkan Akses?
Jika saat ini Anda menggunakan Excel, Anda menyadari potensi yang ditawarkan oleh perangkat lunak spreadsheet ini. Ini secara efektif menganalisis data numerik dan relatif mudah dipelajari. Versi terbaru juga hadir dengan banyak templat dan pintasan untuk mempermudah pekerjaan Anda.
Namun, ketika Anda perlu mengelola ratusan atau ribuan spreadsheet, Excel retak di bawah tekanan. Menjadi semakin sulit untuk mengelola data dan memperbarui formula Anda. Jika Anda mengalami kesulitan mengelola spreadsheet Anda, ini adalah tanda pasti bahwa Anda memerlukan database yang lebih besar dan lebih komprehensif.
Manfaat Access adalah menyediakan solusi penyimpanan untuk data yang perlu diambil dan dianalisis di berbagai lokasi. Anda dapat mengakses catatan ini kapan saja dan membuat perubahan yang sesuai. Karena setiap record diberi ID, Anda dapat mengurutkan, memfilter, dan mengkueri database Anda berdasarkan tujuan Anda.
Kesimpulan
Karena Excel menjadi kelebihan beban dengan spreadsheet dan Anda merasa lebih sulit untuk memelihara dan memperbarui data Anda, ini adalah tanda yang jelas bahwa Anda siap untuk pindah ke Access. Tapi jangan menyerah dengan Excel. Anda dapat mengimpor Access ke Excel dan sebaliknya dan menikmati yang terbaik dari keduanya.
