Anda dapat mengelompokkan laporan di beberapa bidang dengan cukup mudah saat menggunakan Report Wizard di Access 2016.
Laporan yang dikelompokkan (juga dikenal sebagai laporan ringkasan), adalah laporan di mana satu atau beberapa bidang digunakan untuk mengelompokkan bidang lainnya.
Access memungkinkan Anda membuat laporan yang dikelompokkan pada lebih dari satu bidang. Misalnya, Anda dapat mengelompokkan laporan penjualan menurut negara bagian, lalu kota.
Di bawah ini adalah contoh lain di mana kami membuat laporan yang dikelompokkan pada dua bidang.
-
Luncurkan Panduan Laporan
Klik Wizard Laporan pada Pita (dari Buat tab).
-
Pilih Bidang
Pilih bidang yang ingin Anda tampilkan di laporan. Anda dapat memilih bidang dari lebih dari satu tabel atau kueri.
Untuk melakukannya, pilih tabel atau kueri menggunakan daftar tarik-turun.
Kemudian klik dua kali bidang di panel kiri untuk memindahkannya ke panel kanan. Ulangi ini untuk setiap bidang yang akan muncul dalam laporan. Bidang di panel kanan akan muncul di laporan.
Ulangi untuk setiap tabel/kueri yang relevan.
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
Anda juga dapat memilih bidang, lalu gunakan
> untuk memindahkannya ke panel lain.Anda dapat menggunakan
>> tombol untuk memindahkan semua bidang. -
Pilih Tabel/Bidang Pengelompokan
Di panel kiri, pilih tabel atau kueri yang berisi bidang yang laporannya perlu dikelompokkan.
Ini akan menjadi pengelompokan tingkat pertama di mana semua bidang lainnya dikelompokkan.
Panel kanan akan menampilkan pratinjau berdasarkan pilihan Anda.
Klik Berikutnya> .
Pratinjau hanya akan mengelompokkan laporan jika menemukan bidang yang cocok untuk dikelompokkan. Jika tidak, itu akan menampilkan bidang yang tidak dikelompokkan.
Jika pratinjau tidak menampilkan pengelompokan apa pun di sini, maka laporan Anda tidak akan dikelompokkan. Dalam hal ini, Anda harus kembali dan menambahkan bidang yang sesuai untuk mengelompokkan laporan.
Atau, Anda dapat mengubah laporan nanti dan memilih bidang pengelompokan pada saat itu.
-
Tambahkan Bidang Ekstra
Di sinilah Anda bisa memilih kolom kedua untuk dikelompokkan.
Bidang ini, jika dipilih, disisipkan di antara pengelompokan tingkat pertama dan bidang lainnya.
Klik Berikutnya> .
-
Tentukan Urutan Sortir jika Diperlukan
Anda dapat menentukan bidang untuk mengurutkan rincian laporan. Ini mengurutkan bidang dalam setiap grup (bukan bidang yang dikelompokkan).
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
-
Pilih Tata Letak
Pilih salah satu tata letak prasetel untuk laporan.
Pratinjau akan diperbarui saat Anda memilih item. Silakan pilih masing-masing untuk melihat pengaruhnya terhadap tata letak.
Anda juga dapat mengubah orientasi ke Lansekap jika diperlukan.
Untuk contoh kami, kami akan meninggalkan laporan dengan Melangkah tata letak dan Potret orientasi.
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
-
Beri Nama Laporan
Masukkan nama untuk laporan.
Anda juga memiliki opsi untuk melihat pratinjau laporan atau memodifikasi desainnya setelah wizard selesai membuatnya.
Untuk contoh kami, kami akan meninggalkannya di Pratinjau laporan .
Klik Selesai untuk membuat laporan.
-
Laporan
Laporan sekarang dibuat. Ini memiliki dua tingkat pengelompokan, seperti yang ditentukan.
Memformat Ulang Laporan
Anda mungkin perlu sedikit memformat ulang laporan, agar terlihat lebih rapi.
Dalam contoh kita, kita perlu memperluas lebar bidang tanggal, mengatur ulang sedikit bidang, dan menyesuaikan warna latar belakang yang bergantian.
-
Perubahan Pemformatan dalam Tampilan Tata Letak
Anda dapat beralih antara Tampilan Tata Letak dan Tampilan Desain tergantung mana yang menurut Anda lebih mudah.
Dalam contoh ini, kami menggunakan Layout View untuk mengubah format tanggal. Tampilan Tata Letak membuat hal semacam ini lebih mudah untuk diperiksa, karena menampilkan data nyata di bidang.
-
Tinjau Warna Bergantian
Pastikan untuk memperhatikan bagaimana warna alternatif dirender (yaitu warna yang secara otomatis diterapkan Access ke laporan).
Warna bergantian pada laporan yang dikelompokkan dapat mengurangi kejelasan bidang yang dikelompokkan. Anda mungkin menemukan bahwa bidang yang dikelompokkan berbagi warna bergantian dengan bidang sebelumnya, atau bidang berikutnya. Ini pada akhirnya mengurangi tampilan "dikelompokkan", dan mungkin dapat membingungkan pembaca mengenai bidang mana yang sebenarnya dikelompokkan.
Ini menjadi lebih menjadi masalah saat Anda menambahkan lebih banyak bidang yang dikelompokkan.
-
Hapus Warna Bergantian
Untuk menghapus warna bergantian, pilih bagian Detail laporan di Design View.
Kemudian klik Warna Baris Alternatif dari Format tab pada Ribbon, dan pilih No Color dari menu kontekstual.
Anda dapat melakukan hal yang sama untuk bidang yang dikelompokkan. Untuk memilih bidang yang dikelompokkan, pilih NamaBidang Tajuk di mana NamaBidang adalah nama bidang yang dikelompokkan.
Anda harus melakukan ini untuk setiap bidang yang dikelompokkan jika Anda ingin menghapus semua latar belakang bergantian.
-
Memformat Bidang Tajuk Atas
Sekarang kita telah menghapus warna latar belakang yang bergantian, tidak ada salahnya untuk menambahkan warna latar belakang ke header tingkat atas. Ini akan membedakannya dari header tingkat kedua dan bidang lainnya.
Untuk melakukannya, pilih NamaBidang Tajuk di mana NamaBidang adalah nama bidang yang dikelompokkan, lalu klik Isi Bentuk pada Pita (dari Format tab) dan pilih warna.
Anda mungkin juga perlu menyetel bidang sebenarnya menjadi transparan jika warnanya berbeda dengan warna latar belakang.
Anda juga dapat menggunakan jenis huruf tebal untuk bidang yang dikelompokkan dengan memilih bidang, lalu mengklik ikon Tebal di Pita.
Pemformatan yang diterapkan di sini hanyalah saran. Ada banyak cara lain untuk memformat laporan. Silakan dan bereksperimen.
-
Laporan Selesai
Sekarang, melihat laporan dalam Pratinjau Cetak (atau tampilan lain) akan menampilkan laporan tanpa warna bergantian.
Dalam contoh kami, bidang yang dikelompokkan juga ditampilkan dalam jenis huruf tebal (setelah kami menebalkannya menggunakan perintah Bold di Ribbon).
