Anda dapat membuat laporan yang dikelompokkan dengan mudah menggunakan Report Wizard di Access 2016.
Laporan yang dikelompokkan (juga dikenal sebagai laporan ringkasan), adalah laporan di mana satu atau beberapa bidang digunakan untuk mengelompokkan bidang lainnya. Ini dapat berguna jika satu bidang memiliki banyak nilai berulang, karena Anda dapat menampilkan nilai satu kali, lalu menampilkan semua rekaman yang termasuk dalam grup tersebut.
Di bawah ini, kita akan menggunakan Report Wizard untuk membuat laporan yang dikelompokkan.
-
Luncurkan Panduan Laporan
Klik Wizard Laporan pada Pita (dari Buat tab).
-
Pilih Bidang
Pilih bidang yang ingin Anda tampilkan di laporan. Anda dapat memilih bidang dari lebih dari satu tabel atau kueri.
Untuk melakukannya, pilih tabel atau kueri menggunakan daftar tarik-turun.
Kemudian klik dua kali bidang di panel kiri untuk memindahkannya ke panel kanan. Ulangi ini untuk setiap bidang yang akan muncul dalam laporan. Bidang di panel kanan akan muncul di laporan.
Ulangi untuk setiap tabel/kueri yang relevan.
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
Anda juga dapat memilih bidang, lalu gunakan
> untuk memindahkannya ke panel lain.Anda dapat menggunakan
>> tombol untuk memindahkan semua bidang. -
Pilih Tabel/Bidang Pengelompokan
Di panel kiri, pilih tabel atau kueri yang berisi bidang yang laporannya perlu dikelompokkan.
Panel kanan akan menampilkan pratinjau berdasarkan pilihan Anda.
Klik Berikutnya> .
Pratinjau hanya akan mengelompokkan laporan jika menemukan bidang yang cocok untuk dikelompokkan. Jika tidak, itu akan menampilkan bidang yang tidak dikelompokkan.
Jika pratinjau tidak menampilkan pengelompokan apa pun di sini, maka laporan Anda tidak akan dikelompokkan. Dalam hal ini, Anda harus kembali dan menambahkan bidang yang sesuai untuk mengelompokkan laporan.
Atau, Anda dapat mengubah laporan nanti dan memilih bidang pengelompokan pada saat itu.
-
Tambahkan Pengelompokan Ekstra jika Diperlukan
Access sekarang memberi Anda kesempatan untuk menentukan lebih banyak tingkat pengelompokan jika diperlukan.
Dalam contoh kita, kita akan membiarkannya apa adanya (pada satu tingkat pengelompokan).
Klik Berikutnya> .
-
Tentukan Urutan Sortir jika Diperlukan
Anda dapat menentukan bidang untuk mengurutkan rincian laporan. Ini mengurutkan bidang dalam setiap grup (bukan bidang yang dikelompokkan).
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
-
Pilih Tata Letak
Pilih salah satu tata letak prasetel untuk laporan.
Pratinjau akan diperbarui saat Anda memilih item. Silakan pilih masing-masing untuk melihat pengaruhnya terhadap tata letak.
Anda juga dapat mengubah orientasi ke Lansekap jika diperlukan.
Untuk contoh kami, kami akan meninggalkan laporan dengan Melangkah tata letak dan Potret orientasi.
Setelah selesai, klik Berikutnya> .
-
Beri Nama Laporan
Masukkan nama untuk laporan.
Anda juga memiliki opsi untuk melihat pratinjau laporan atau memodifikasi desainnya setelah wizard selesai membuatnya.
Untuk contoh kami, kami akan meninggalkannya di Pratinjau laporan .
Klik Selesai untuk membuat laporan.
-
Laporan
Laporan sekarang dibuat. Itu dikelompokkan seperti yang kami tentukan.
Memformat Ulang Laporan
Anda mungkin perlu melakukan sedikit pemformatan ulang agar laporan terlihat lebih rapi.
Dalam contoh kita, kita perlu memperluas lebar bidang tanggal, dan mungkin mengatur ulang sedikit bidang, dan mungkin menghapus batas dan menyesuaikan warna latar belakang.
-
Hapus Batas
Access suka menempatkan batas di sekitar bidang. Jika Anda tidak menginginkan perbatasan, Anda dapat menghapusnya.
Pilih bidang yang ingin Anda hapus batasnya.
Sekarang klik Bentuk Garis Besar dari Format tab pada Pita, dan pilih Transparan dari menu kontekstual.
-
Tinjau Warna Bergantian
Pastikan untuk memperhatikan bagaimana warna alternatif dirender (yaitu warna yang secara otomatis diterapkan Access ke laporan).
Warna bergantian pada laporan yang dikelompokkan dapat mengurangi kejelasan bidang yang dikelompokkan. Anda mungkin menemukan bahwa bidang yang dikelompokkan berbagi warna bergantian dengan bidang sebelumnya, atau bidang berikutnya. Ini pada akhirnya mengurangi tampilan "dikelompokkan", dan mungkin membingungkan pembaca tentang bidang mana yang sebenarnya dikelompokkan.
-
Hapus Warna Bergantian
Untuk menghapus warna bergantian, pilih bagian Detail laporan di Design View.
Kemudian klik Warna Baris Alternatif dari Format tab pada Ribbon, dan pilih No Color dari menu kontekstual.
Anda dapat melakukan hal yang sama untuk bidang yang dikelompokkan. Untuk memilih bidang yang dikelompokkan, pilih NamaBidang Tajuk di mana NamaBidang adalah nama bidang yang dikelompokkan.
Anda juga dapat menggunakan jenis huruf tebal untuk bidang yang dikelompokkan dengan memilih bidang, lalu mengklik ikon Tebal di Pita.
-
Laporan Selesai
Sekarang, melihat laporan dalam Pratinjau Cetak (atau tampilan lain) akan menampilkan laporan tanpa warna bergantian.
Dalam contoh kami, bidang yang dikelompokkan juga ditampilkan dalam jenis huruf tebal (setelah kami menebalkannya menggunakan perintah Bold di Ribbon).
