Menggunakan Data MS Access dalam Gabungan Surat

Misalkan Anda memiliki Access Database yang berisi nama dan alamat pelanggan Anda. Sesekali Anda mungkin ingin atau perlu mengirim surat standar kepada setiap pelanggan yang telah memilih untuk menerima surat tersebut. Namun, Anda sadar bahwa surat-surat ini akan terlihat jauh lebih baik, dan bekerja jauh lebih efektif, jika dipersonalisasi untuk setiap penerima tertentu. Contoh dasarnya adalah dengan mencetak nama dan alamat pelanggan di bagian atas surat, dan memasukkan gelar dan nama keluarga pelanggan di baris ucapan selamat. Kita dapat melangkah lebih jauh dari ini, tentu saja, dan memasukkan informasi tentang akun pelanggan dan bahkan pesanan mereka sebelumnya (jika sesuai).
Ada dua cara untuk melakukan ini. Kita bisa membuat laporan akses yang bagus dan bagus. Lagi pula, data disimpan di Access, jadi mengapa tidak membuat surat dengan laporan seperti itu? Hal ini tentu mungkin untuk dilakukan. Namun, mungkin ada keuntungan dalam menggabungkan data pelanggan Anda yang disimpan dalam tabel Access atau kueri ke dalam dokumen pengolah kata MS Word. Bisa dibilang jauh lebih mudah untuk duduk dan menulis surat standar yang disajikan dengan baik menggunakan MS Word (daripada membuat dokumen yang sama dalam laporan Access). Dapat dikatakan bahwa Word adalah alat yang lebih baik untuk pekerjaan khusus ini.
Mail Merge Proses dimana data dari tabel diintegrasikan ke dalam dokumen pengolah kata dikenal sebagai mail merge . Latihan berikut menjelaskan cara menggunakan informasi dari tabel Access pada Gambar 1 di bawah ini.

Gambar 1: Skema tabel Access yang akan kita gunakan.

Menghubungkan ke Data Akses Tahap pertama dalam proses ini melibatkan menghubungkan MS Word ke database tempat data pelanggan disimpan. Kami akan mengerjakan dokumen kosong di sini, tetapi biasanya Anda akan mulai dengan menulis surat standar Anda. Tujuan latihan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana dokumen Word memperoleh akses ke data dalam tabel atau kueri MS Access (daripada bagaimana menyusun dokumen Word yang disajikan dengan baik).

Buka MS Word.
Klik ikon PILIH PENERIMA. Ini terletak di grup MULAI MAIL MERGE dari pita MAILINGS. Mengklik ikon mengungkapkan menu tarik-turun.
Pilih GUNAKAN DAFTAR YANG ADA dari menu tarik-turun.
Jelajahi lokasi Access Database Anda (di jendela yang terbuka) dan klik dua kali nama filenya. Ini membuka formulir dialog SELECT TABLE di mana Anda melihat semua tabel dan kueri dari database Anda.

Gambar 2:SELECT TABLE bentuk dialog.
Klik dua kali nama tabel atau kueri yang berisi nama dan alamat pelanggan. Kami tertarik dengan pelanggan tbl. Bentuk dialog kemudian ditutup. Anda sekarang siap untuk memilih bidang mana yang akan digunakan dalam dokumen Anda.

Mengakses Tabel atau Bidang Kueri Kami sekarang telah terhubung ke Access Database dan tabel di mana data pelanggan disimpan. Tahap selanjutnya dalam proses ini adalah memasukkan bidang dari tabel itu ke dalam Dokumen Word yang sebenarnya. Kami akan menggunakan bidang untuk memasukkan alamat pelanggan di bagian atas surat, dan untuk menghasilkan baris ucapan. Jika kita mau, kita juga bisa melangkah lebih jauh dan menyisipkan data dari tabel dengan teks utama surat itu.

Klik lokasi pada dokumen tempat bidang akan disisipkan.
Klik bagian bawah ikon tombol split INSERT MERGE FIELD. Ini terletak di grup WRITE AND INSERT FIEDS dari pita MAILINGS. Sebuah daftar drop-down bidang muncul (lihat gambar 3 di bawah).

Gambar 3: Sisipkan Bidang Gabungan Surat .
Pilih pelanggan judul lapangan dari daftar. Sebuah judul penampung tempat bidang sekarang muncul di dokumen.
Ulangi langkah 2, kali ini pilih bidang nama keluarga. Pastikan Anda meninggalkan ruang di antara dua tempat penampung.
Pergi ke baris baru dan ulangi langkah 2 lagi, kali ini pilih bidang alamat pertama. Ulangi langkah ini untuk setiap bidang alamat, setiap bidang pada baris terpisah.
Turun dua baris di bawah bidang alamat untuk memasuki baris ucapan. Ketik salam seperti "Yang Terhormat", beri spasi, lalu masukkan judul bidang, diikuti oleh spasi lain, dan kemudian nama keluarga lapangan

Dokumen Anda sekarang akan terlihat seperti ini:

Gambar 4: Bidang Gabungan Surat Placeholder.

Menggabungkan Data Akses Setelah Anda menambahkan bidang gabungan surat ke dokumen Anda, Anda hampir siap untuk menjalankan gabungan surat. Namun, sebelum kita melakukannya, ada baiknya untuk melihat dulu seperti apa tampilan dokumen setelah data digabungkan. Lakukan ini dengan mengklik ikon PREVIEW RESULTS pada MAILING RIBBON. Setiap record dari database kemudian digabungkan ke dalam dokumen terpisah. Anda dapat menggulir setiap "catatan dokumen" ini menggunakan tombol navigasi di grup HASIL PRATINJAU. Beginilah tampilan dokumen kita saat dipratinjau:

Gambar 5 (atas): Pratinjau untuk catatan pertama dari data yang digabungkan.

Gambar 6: SELESAI DAN GABUNG.

Sekarang kita dapat menjalankan gabungan surat. Lakukan ini dengan mengklik tombol FINISH AND MERGE (lihat gambar 6 di atas). Anda kemudian diberikan pilihan untuk CETAK DOKUMEN atau EDIT DOKUMEN INDIVIDU. Melakukan yang terakhir akan membuka contoh baru Word yang berisi dokumen yang digabungkan. Anda kemudian bebas melakukan penyesuaian apa pun yang Anda inginkan, dan mencetaknya jika sudah siap.