Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti ingin menyimpan informasi sumber daya manusia di lokasi yang aman, terjamin, dan stabil. Informasi sumber daya manusia bersifat sensitif karena berisi keluhan di tempat kerja, masalah disiplin, pengujian narkoba, insiden kompensasi pekerja, masalah medis karyawan, dan banyak lagi. Cara terbaik untuk menyimpan data sensitif ini adalah dalam bentuk digital.
Mari kita lihat apa itu database SDM dan manfaat memilikinya untuk bisnis Anda.
Apa itu Basis Data SDM?
Database SDM adalah hub pusat untuk informasi karyawan. Departemen sumber daya manusia menggunakan software ini untuk melacak jenis data berikut:
- Detail karyawan
- Detail liburan
- Tingkat ketidakhadiran
- Jadwal giliran kerja
- Jam kerja standar
- Waktu masuk dan keluar jam
- Lembar waktu karyawan
- Pengeluaran bisnis
Karena informasi ini sensitif, ada banyak pertimbangan hukum yang harus dipertimbangkan. Anda harus tahu cara menyimpan data ini di bawah HIPAA dan GDPR, serta tahu berapa lama Anda bisa menyimpannya. Ini berlaku untuk karyawan saat ini, mantan anggota staf, dan pelamar kerja.
Bagaimana Basis Data SDM Dapat Membantu Bisnis Anda?
Setelah Anda memiliki database SDM yang disiapkan untuk bisnis Anda, Anda tidak akan melihat ke belakang! Basis data ini menyederhanakan proses SDM Anda dan menyimpan data di lingkungan yang aman. Dengan cara ini, Anda dapat menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menjaga kerahasiaan mereka dengan serius.
Berikut adalah beberapa manfaat yang diharapkan dengan memiliki database SDM untuk bisnis Anda:
- Efisiensi. Mempertahankan database SDM menyederhanakan produktivitas tim Anda. Semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan data ada di satu lokasi pusat.
- Efektifitas biaya. Dalam jangka panjang, memiliki database SDM dapat menghemat uang bisnis Anda. Database Anda akan bekerja untuk Anda sehingga staf Anda dapat fokus pada tugas-tugas lain. Selain itu, menjaga keamanan informasi sensitif dapat mencegah pelanggaran yang mahal.
- Akurasi. Saat Anda perlu membuat keputusan, sangat penting bagi Anda untuk mengandalkan informasi yang akurat. Dengan database, ada lebih sedikit kesalahan SDM, memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat.
- Peningkatan kepatuhan terhadap peraturan. Simpan semua data sensitif di satu tempat agar lebih mudah mematuhi GDPR. Ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda peduli dengan privasi mereka.
Haruskah Bisnis Anda Memiliki Database SDM?
Kemungkinannya adalah, bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari database SDM. Banyak bisnis kecil dan menengah sering tidak yakin tentang hal ini, tetapi berdasarkan manfaat di atas, Anda dapat melihat bagaimana database ini dapat membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien sekaligus menjaga keamanan informasi karyawan.
Faktanya, sebagai bisnis yang lebih kecil, Anda mungkin kekurangan sumber daya untuk menangani pelanggaran keamanan. Untungnya, Anda tidak perlu sesuatu yang rumit atau mahal untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda dapat menggunakan Microsoft Access untuk membangun database SDM atau bekerja dengan pakar database seperti Arkware untuk membuatnya untuk Anda.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang database SDM dan bagaimana database tersebut dapat mendukung operasi bisnis Anda, hubungi Arkware untuk konsultasi gratis.
