Jika Anda harus menebak, menurut Anda berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk rapat setiap minggu? Menurut artikel ini, manajemen menengah menghabiskan rata-rata 35% dari waktu mereka dalam rapat, sementara manajemen atas menghabiskan sebanyak 50% dalam rapat. Yang terburuk adalah ketika Anda menghabiskan waktu selama ini dalam diskusi dan itu terbukti tidak efektif. Rapat akan tetap ada, tetapi ada cara untuk membuat waktu ini lebih produktif.
Di Arkware, kami menghabiskan banyak waktu dalam pertemuan dengan klien dan satu sama lain. Sangat penting bagi kami untuk menawarkan solusi database terbaik dan pertemuan bersama adalah salah satu cara kami mencapainya. Berikut adalah strategi yang kami gunakan untuk menjaga agar rapat kami tetap produktif.
1. Tahu Kapan Harus Menyelenggarakan Rapat
Sebelum mengadakan rapat, kami memastikan bahwa itu adalah cara terbaik untuk memecahkan tantangan atau mengatasi masalah. Jika email atau memo akan membuat semua orang di halaman yang sama, maka kami akan mengirimkan ini sebagai gantinya. Kami ingin pertemuan kami menjadi penggunaan waktu yang berharga bagi semua orang.
2. Jadwalkan Rapat pada Waktu yang Tepat
Kami menjadwalkan pertemuan pada saat orang cenderung tidak terganggu. Jumat sore – jelas bukan waktu yang tepat untuk mengadakan rapat. Penelitian menunjukkan bahwa rapat yang diadakan saat makan siang saat orang lapar dan terganggu juga kurang produktif, jadi kami menghindari waktu tersebut juga. Waktu terbaik untuk mengadakan rapat adalah antara pukul 9.00 atau 14.00 atau 14.00 pada hari Selasa, Rabu, dan Kamis.
3. Undang Orang yang Tepat
Tidak semua orang perlu paling banyak rapat. Hanya undang staf yang akan mendapat manfaat dari diskusi, seperti mereka yang memiliki sesuatu untuk disumbangkan atau akan terpengaruh oleh topik pembicaraan. Semua orang dapat menggunakan waktu ini untuk bekerja dengan klien dan menyelesaikan tugas lainnya.
4. Buat Agenda
Sebelum rapat, buat agenda dan garis waktu. Bagikan dengan orang-orang yang datang ke rapat sehingga mereka tahu apa yang diharapkan. Memiliki agenda memungkinkan setiap orang untuk mengikuti dan tetap pada topik. Jika topiknya menyimpang, jangan takut untuk masuk dan membawa percakapan kembali.
5. Pilih Lokasi yang Nyaman
Kami memperhatikan bahwa lokasi yang nyaman membantu orang tetap fokus dalam rapat. Pilih tempat yang terang dan terang dengan tempat duduk yang nyaman sehingga orang tidak merasa tidak nyaman selama setengah jam berikutnya. Sebaiknya Anda juga memiliki papan tulis atau layar proyektor untuk dilihat semua orang selama rapat.
6. Buat Rapat Singkat
Lebih baik mengadakan beberapa pertemuan singkat daripada satu pertemuan panjang. Orang menjadi bosan dan terganggu ketika duduk di kursi yang sama terlalu lama. Plus, ini memotong waktu mereka bisa melakukan tugas-tugas lain. Pertahankan rapat sekitar 30 menit, jika Anda bisa.
7. Hindari Kuliah
Ingatlah bahwa Anda sedang mengadakan rapat, bukan kuliah. Jadi, hindari menceramahi dan membuat audiens Anda bosan. Rapat adalah waktu bagi semua orang untuk berbicara, bertukar pikiran, menyuarakan keprihatinan mereka, dan banyak lagi. Berikan waktu bagi semua orang untuk berkontribusi, itulah mengapa penting untuk memilih siapa yang Anda undang dengan hati-hati.
Jika bisnis Anda memerlukan rapat, ada cara untuk membuatnya lebih produktif bagi Anda dan karyawan Anda. Dengan mengikuti strategi di atas, Anda dapat menjadikan waktu ini berharga bagi semua orang di kantor!
