Apakah Anda ingin mencukur waktu dari tugas rutin Microsoft Access? Access menawarkan banyak fitur yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas Anda. Kuncinya adalah mengetahui di mana menemukan fitur-fitur ini dan bagaimana menggunakannya. Jangan malu – jelajahi dan lihat 10 tips menghemat waktu untuk MS Access ini.
1. Tambahkan Stempel Waktu ke Catatan Basis Data
Dengan fungsi Now() , Anda dapat secara otomatis menambahkan waktu dan tanggal ke catatan database Anda. Dengan cara ini, kapan pun Anda menarik catatan, Anda dapat menentukan kapan data tersebut dimasukkan.
2. Gunakan Template untuk Membangun Database
Template adalah teman Anda di MS Access. Dengan template, Anda tidak perlu membangun database dari awal. Pilih dari ratusan opsi yang dibuat oleh Microsoft atau seseorang di komunitas Access.
3. Impor Data dari Excel ke Access
Mengimpor data dari Excel ke Access bisa sangat menghemat waktu. Anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan data Anda menggunakan Access, termasuk memperbarui rumus dan menyortir atau memfilter hasil. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus beralih dari Excel ke Access, hubungi perusahaan dukungan MS Access.
4. Ekspor Data dari Access ke Excel
Ini juga membantu untuk mengekspor data dari Access ke Excel. Spreadsheet tidak dapat melakukan semua yang dapat dilakukan database, namun tetap berguna saat Anda hanya perlu mengelola sejumlah kecil data. Selain itu, kebanyakan orang tahu cara menggunakan Excel.
5. Gunakan SQL untuk Kueri Lanjutan
Structured Query Language (SQL) adalah bahasa yang baik untuk digunakan kembali jika Anda mengalami masalah dalam mendesain kueri. SQL adalah dasar untuk database relasional dan memungkinkan Anda memilih hasil yang tepat yang Anda cari.
6. Cadangkan Basis Data Anda Secara Teratur
Database Access Anda tidak kebal terhadap korupsi atau kerusakan, jadi penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melindunginya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat cadangan database Anda secara teratur.
7. Ketahui Jalan Pintas Anda
Luangkan waktu untuk membiasakan diri dengan pintasan yang akan membantu Anda. Misalnya, Anda bisa mendapatkan kekuatan penuh dari Access dengan memfilter hasil, menyembunyikan duplikat dalam laporan, dan mempercepat entri data.
8. Memahami Makro
Makro adalah alat yang memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas dan fungsionalitas ke formulir dan laporan Anda – dan Anda tidak perlu mempelajari VBA (Visual Basic for Applications) untuk melakukannya. Luangkan waktu Anda untuk mempelajari makro meskipun awalnya terlihat membingungkan – Anda akan jauh lebih efisien!
9. Manfaatkan Hubungan Anda
Banyak orang menggunakan Access sebagai spreadsheet yang dimuliakan, tetapi Anda hanya membatasi potensinya dengan melakukan ini. Basis data relasional melacak hubungan antar elemen data, jadi pelajari cara membuat hubungan antara dua tabel dalam basis data apa pun.
10. Pilih Kunci Utama dengan Hati-hati
MS Access memungkinkan Anda memilih kunci utama, dan Anda ingin melakukannya dengan bijak. Saat mendesain database baru, misalnya, kunci yang dipilih harus unik. Jika mungkin dua record berbagi nilai yang sama untuk sebuah atribut, Anda tidak akan ingin menggunakan ini sebagai kunci utama.
Microsoft Access tidak pernah bisa diremehkan. Ini adalah program basis data yang kuat yang memungkinkan Anda melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Semoga 10 tips di atas berguna saat Anda belajar menavigasi Access 2016 dengan cara yang lebih efisien dan produktif.
