Menggunakan Microsoft Access dengan Power BI

Kami baru-baru ini memiliki klien yang ingin melihat data QuickBooks-nya di Power BI, tetapi yang pertama tidak dapat terhubung dengan yang terakhir untuk mendapatkan data, jadi kami terpaksa mengekspor data dari Quickbooks, menggunakan Access untuk membersihkannya dan akhirnya mengunggahnya ke PowerBI.com sehingga karyawan lain dapat melihat analisisnya.

Menganalisis Data QuickBook

Meskipun PowerBI.com dapat membaca data QuickBooks secara langsung, (lihat https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), klien kami memerlukan laporan yang tidak disertakan. Solusi yang kami berikan adalah database Access yang memungkinkan mereka mengimpor data dari QuickBooks dengan mudah menggunakan laporan QB yang diekspor ke CSV, lalu meminta Access membersihkan data dan menggabungkannya dengan tabel lokal untuk mendapatkan hasil yang diperlukan. Kami menambahkan kode ke Access yang akan mengunggah data dari file csv dan menyimpannya ke tabel akses yang terhubung ke PowerBI.com untuk pelaporan.

Setelah database disiapkan dengan data yang diperlukan, kami menyediakan aplikasi desktop Power BI kepada pengguna dan membuat dasbor dengan visual yang diperlukan dan sumber data yang berasal dari tabel Access. Dalam hal ini klien menggunakan Access 32bit, jadi kami menginstal Power BI Desktop versi 32bit dan menginstal Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.

Salah satu persyaratan klien adalah melacak  jam kerja karyawan untuk memastikan mereka mencapai sasarannya, masing-masing memiliki target mingguan tetapi mereka juga ingin melihat persentase target selama rentang tanggal yang dipilih, jadi misalnya jika targetnya adalah 32 per minggu untuk seorang karyawan dan tanggal yang dianalisis adalah dua minggu, targetnya adalah 64.

Langkah 1:Tambahkan tabel tanggal

Pertama, kami membutuhkan tabel tanggal yang menyertakan setiap hari dalam setahun berdasarkan data yang diterima. Dengan menggunakan tombol Tabel Baru pada tab pemodelan, kami dapat menggunakan ekspresi Dax yang akan membuat tabel tanggal yang berkisar dari tanggal paling awal hingga terbaru dalam tabel aktivitas. Di PowerBI kami menggunakan rumus berikut:

Dalam laporan Anda, di tab Modeling di bagian atas jendela Power BI, pilih Tabel Baru.

Anda perlu membuat kolom pertama dari tabel yang akan menjadi tanggal. Ganti Tabel dengan nama tabel Anda lalu gunakan fungsi CALENDAR untuk mengatur rentang tanggal yang Anda inginkan. Dalam contoh kami di bawah ini, kami menggunakan tanggal dalam tabel tblTimeActivities dan Activity Date adalah nama bidang tanggal. Kami memilih tanggal minimum sebagai tanggal mulai dan tanggal maksimum sebagai tanggal akhir. Dengan menggunakan metode ini, tanggal dalam tabel tanggal akan bertambah seiring kita mengimpor lebih banyak data ke tblTimeActivities.

Atau, Anda dapat membuat hard code tanggal mulai dan berakhir dengan menggunakan skrip berikut:

Setelah Anda memiliki kolom tanggal, Anda sekarang dapat menambahkan kolom terkait tanggal lainnya yang diperlukan.

Dalam contoh di sini kita mengekstrak tahun dari tanggal. Pilihan lainnya adalah:

Bulan =BULAN((tblTanggal[Tanggal]))

Minggu =WEEKNUM(tblTanggal[Tanggal])

Awal Minggu =tblTanggal[Tanggal] + 1 – WEEKDAY(tblTanggal[Tanggal])

NamaBulan =FORMAT (tblTanggal[Tanggal], “mmm”)

Langkah selanjutnya adalah menambahkan kolom terhitung yang akan memberikan hitungan hari untuk setiap tanggal:

Hari yang Dihitung =TANGGAL(tblTanggal[Tanggal],HARI INI(),HARI)

Sekarang kita perlu membuat beberapa ukuran yang akan menghitung total target berdasarkan rentang tanggal yang dipilih pada pemotong.

1. Dapatkan jumlah minggu dalam rentang tanggal:
   Jumlah Minggu =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7

2. Hitung Target:
   BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

Langkah terakhir dari proyek ini kemudian adalah membagikan laporan dengan manajemen menggunakan Power BI berbasis web di Office 365. Untuk mengatasinya, kami cukup menerbitkan laporan ke web dan kemudian membagikan laporan tersebut kepada pengguna yang ditentukan. Sekarang karena data tidak berbasis cloud, kami tidak dapat membuat pembaruan jadwal tanpa membuat koneksi gateway. dalam hal ini karena mereka telah membuat proses 3 langkah harian untuk pengguna utama, itu hanya masalah menambahkan langkah 4:

1. Ekspor file CSV dari Quickbooks.
2. Impor data ke Access.
3. Segarkan desktop Power BI dan tinjau laporannya.
4. Publikasikan ke Web Power BI.

Contoh Data yang Diekspor dari Quick Books

Laporan Akhir