Gabungkan Access 2016 dengan Word untuk mengalamatkan amplop ke daftar orang.
Gabungan surat memungkinkan Anda mengalamatkan amplop ke semua individu dalam tabel atau kueri.
Dalam contoh berikut, kita akan menelusuri proses penyiapan amplop dengan nama dan alamat, sehingga siap untuk dicetak dan dikirim.
-
Luncurkan Wizard Gabungan Surat
Pilih tabel atau kueri yang berisi daftar nama dan alamat.
Klik Gabungan Kata di Impor &Tautan grup dari Data Eksternal tab pada Pita.
-
Pilih Opsi Dokumen
Pilih apakah Anda ingin menautkan data ke dokumen yang ada atau membuat dokumen baru.
Untuk contoh ini, kita akan membuat dokumen baru dari awal.
Klik Buat dokumen baru, lalu tautkan data ke dalamnya .
-
Beralih ke Microsoft Word
Pada titik ini, Microsoft Word akan terbuka dan berkedip di Taskbar.
Klik tombol Microsoft Word di Taskbar untuk membuka Word.
-
Pilih Jenis Dokumen
Pilih jenis dokumen yang ingin Anda kerjakan.
Untuk contoh ini, kami melakukan penggabungan surat sehingga kami dapat memasukkan nama dan alamat pada amplop.
Jadi pilih Amplop dari wizard Gabungan Surat di sebelah kanan layar.
Klik Berikutnya:Memulai dokumen
-
Pilih Ukuran Amplop dan Opsi lainnya
Pilih Ubah tata letak dokumen lalu klik Opsi amplop... untuk meluncurkan Opsi Amplop kotak dialog.
Klik Oke setelah selesai.
-
Tinjau dan Lanjutkan
Gunakan dokumen saat ini sekarang dipilih.
Amplop sekarang ditampilkan dalam proporsi relatif dengan ukuran yang Anda pilih.
Periksa apakah sudah benar dan klik Berikutnya:Pilih penerima untuk melanjutkan.
-
Pilih Penerima
Di sinilah Anda bisa memilih penerima. Namun, Word mengenali bahwa kami telah menggunakan tabel dari Access, jadi Gunakan daftar yang ada sekarang dipilih, dengan rincian yang tercantum di bawah ini.
Periksa apakah sudah benar dan klik Berikutnya:Susun amplop Anda untuk melanjutkan.
-
Mengatur Amplop
Klik pada amplop di mana blok alamat harus pergi.
Kemudian klik Blok alamat... dari Wizard Gabungan Surat.
-
Sisipkan Blok Alamat
Gunakan kotak dialog ini untuk menentukan bagaimana bidang akan ditampilkan pada amplop.
Tergantung pada bagaimana database Anda telah dirancang, Anda mungkin dapat memilih Sisipkan nama penerima dalam format ini dan Masukkan alamat pos .
Namun, jika pratinjau amplop kosong (seperti dalam contoh ini), Anda harus mencocokkan bidangnya.
Untuk mencocokkan bidang, klik Cocokkan Bidang... .
-
Bidang Cocok
Gunakan kotak dialog ini untuk mencocokkan bidang yang muncul di amplop, dengan bidang dari database Anda.
Gunakan daftar tarik-turun untuk memilih bidang dari database Anda yang cocok dengan bidang di sebelah kiri.
Dalam contoh ini, hanya ada satu bidang wajib ( Perusahaan ). Kita dapat menggunakan NamaPelanggan dari database kami untuk bidang ini (database kami hanya memiliki satu bidang untuk nama pelanggan). Apakah kita telah memilih Masukkan nama penerima dan Masukkan alamat pos pada kotak dialog sebelumnya, akan ada lebih banyak bidang yang diperlukan — beberapa di antaranya tidak memiliki bidang yang cocok di database kami. Oleh karena itu, dengan tidak memilih opsi tersebut pada langkah sebelumnya, wizard tidak terlalu membatasi dan kita dapat melanjutkan dengan mencocokkan beberapa bidang opsional.
Jika Anda menemukan diri Anda dalam situasi yang sama, dan Anda berencana untuk melakukan lebih banyak gabungan surat di masa mendatang, Anda mungkin ingin memeriksa Ingat pencocokan ini untuk kumpulan sumber data ini di komputer ini untuk menyelamatkan Anda dari keharusan mencocokkan bidang secara manual setiap kali.
Klik Oke setelah Anda mencocokkan bidang yang Anda butuhkan.
-
Tinjau dan Tutup Kotak Dialog
Sekarang pratinjau amplop menampilkan alamat dari daftar kami.
Periksa apakah itu muncul dalam format yang benar. Gunakan panah kecil untuk menelusuri daftar jika perlu.
Anda juga akan melihat bahwa Masukkan alamat pos sekarang dipilih.
Klik Oke untuk melanjutkan.
-
Tinjau dan Lanjutkan
Kotak dialog telah ditutup dan kami sekarang kembali ke Atur amplop Anda langkah.
Anda akan melihat bahwa «AddressBlock» sekarang ditampilkan pada amplop tempat alamat akan muncul.
Klik Berikutnya:Pratinjau amplop Anda untuk melanjutkan.
-
Pratinjau Amplop Anda
Amplop pratinjau sekarang menampilkan nama dan alamat sebenarnya dari database kami, persis seperti yang akan muncul saat dikirimkan.
Anda dapat menggunakan tombol panah kecil untuk menavigasi daftar untuk melihat bagaimana catatan lain muncul.
Jika semua terlihat bagus, klik Berikutnya:Selesaikan penggabungan .
-
Selesaikan Penggabungan
Mail Merge siap memproduksi amplop Anda.
Klik Cetak... untuk mencetak amplop.
