Apa itu Tata Kelola Data?
Bagi organisasi atau perusahaan besar yang bergerak di bidang pengelolaan data, tata kelola data memiliki kunci keberhasilan dalam mengelola, mengendalikan, atau mengatur data yang telah dimiliki atau dikumpulkan. Ini sangat penting bagi organisasi atau perusahaan mana pun. Bisnis Anda mendapat manfaat dari proses dan tanggung jawab yang konsisten dan umum jika strategi tata kelola data Anda berjalan sesuai rencana. Penggerak bisnis Anda akan menyoroti data apa yang perlu dikontrol dengan cermat dalam strategi tata kelola data Anda, karena hasilnya akan mengikuti manfaat yang diharapkan dari upaya ini. Strategi ini akan menjadi dasar kerangka kerja atau program tata kelola data Anda.
Tata kelola data mendefinisikan serangkaian prinsip untuk memastikan kualitas data di perusahaan. Ini menjelaskan proses, peran, kebijakan atau tanggung jawab, dan metrik secara kolektif untuk memastikan akuntabilitas dan kepemilikan aset data di seluruh perusahaan.
Tata kelola data adalah kunci untuk mencapai tujuan organisasi, terutama di tingkat perusahaan. Ini mendefinisikan siapa yang dapat mengambil tindakan apa, atas data apa, dalam situasi apa, menggunakan metode apa. Singkatnya, apa itu tata kelola data, adalah tentang standar, kebijakan, dan bagaimana itu dapat digunakan kembali berdasarkan modelnya. Lingkup keseluruhannya mencakup sistem hak keputusan dan akuntabilitas untuk proses terkait informasi, dijalankan sesuai dengan model yang disepakati, yang menggambarkan siapa yang dapat mengambil tindakan apa dengan informasi apa dan kapan, dalam keadaan apa, menggunakan metode apa.
Dalam contoh yang diberikan, pertimbangkan entitas yang tergabung dalam asuransi kesehatan atau organisasi atau perusahaan terkait kesehatan. Privasi data sangat penting dan harus mematuhi kepatuhan peraturan seperti HIPAA atau GDPR. Jika penggerak bisnis Anda untuk strategi tata kelola data Anda memastikan privasi, data pasien perlu dikelola dengan aman saat mengalir melalui bisnis Anda. Persyaratan retensi (misalnya, riwayat siapa yang mengubah informasi apa dan kapan) akan ditentukan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan pemerintah yang relevan.
Komponen Penting untuk Tata Kelola Data yang Berhasil
Tata kelola data dan analitik yang baik memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas. Pemimpin data dan analitik, termasuk Chief Data Officers (CDO), harus memastikan data dan aset analitik mereka diatur dengan baik untuk memungkinkan strategi bisnis dan prioritas perusahaan. Tata kelola data yang diproses dengan baik memberikan wawasan yang diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang optimal. Dengan semua ini, faktor-faktor penting berfungsi sebagai komponen kunci yang sangat penting untuk keberhasilan tata kelola data.
Dalam blog ini, kami akan membahas lima komponen penting dari tata kelola data yang sukses.
Arsitektur Data
Arsitektur data bertindak sebagai jantung dan jiwa dari tata kelola data. Jika desain arsitekturnya cacat, kualitas data akan berakhir buruk atau rusak. Apa pun yang telah dicerna dan diproses, hasilnya tidak dapat diandalkan dan dapat memengaruhi wawasan yang dianalisis oleh perusahaan dan memengaruhi tujuan bisnis.
Menurut Kerangka Kerja Arsitektur Grup Terbuka (TOGAF), Arsitektur Data menjelaskan struktur aset data logis dan fisik serta sumber daya manajemen data organisasi. Ini adalah cabang dari arsitektur perusahaan yang terdiri dari model, kebijakan, aturan, dan standar yang mengatur pengumpulan, penyimpanan, pengaturan, integrasi, dan penggunaan data dalam organisasi. Arsitektur data organisasi adalah bidang arsitek data.
Arsitektur Data mengungkap misteri antara serangkaian komponen yang dicakup oleh tata kelola data. Ini secara sistematis menghubungkan semua komponen yang terlibat saat data ditangani dalam suatu organisasi atau entitas perusahaan. Ini hanya menjelaskan di mana data ada dan bagaimana perjalanannya ke seluruh organisasi (baik data pribadi atau keluar dan masuk) dan sistemnya. Ini menyoroti perubahan dan transformasi yang dibuat saat data berpindah dari satu sistem ke sistem berikutnya.
Inventaris data dan diagram aliran data ini memberikan informasi dan alat yang dibutuhkan Tim Tata Kelola Data (DJP) untuk membuat keputusan tentang kebijakan dan standar data dengan benar. Faktanya, dalam banyak kasus, pemangku kepentingan bisnis mengatakan bahwa mereka ingin lebih memahami lanskap data dan bagaimana data tersebut bergerak di seluruh organisasi. Peran DJP dalam mendidik organisasi tentang informasi ini dan melapisinya dengan kebijakan dan standar arsitektur membantu memastikan akurasi dan integritas data sepanjang siklus hidupnya.
Kualitas Data
Kualitas data Anda mencerminkan bagaimana data dikumpulkan, direncanakan, dianalisis, dan diproses. Menurut Gartner, Empat puluh dua persen pemimpin data dan analitik tidak menilai, mengukur, atau memantau tata kelola data dan analitik mereka berdasarkan survei Gartner. Sedangkan mereka yang mengatakan bahwa mereka mengukur aktivitas tata kelola mereka terutama berfokus pada pencapaian tujuan yang berorientasi pada kepatuhan.
Tata kelola data memotivasi organisasi atau perusahaan untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan cerdas dengan data dan analitik yang tepat. Karena tata kelola data meningkat pesat saat ini, organisasi mulai melihat hal ini sebagai awal yang baik untuk mulai berfokus pada data dan analitik untuk membantu meningkatkan kualitas data mereka seiring pertumbuhannya. Ini memberikan informasi yang lebih baik untuk mendorong perilaku informasi yang lebih baik melalui kebijakan mereka. Kebijakan ini membantu memaksimalkan investasi yang dimiliki organisasi dalam data dan analitik dan konten baik itu multimedia, email bisnis, dll. Namun, praktik tata kelola terus berorientasi pada data daripada berorientasi bisnis.
Karena tata kelola data mengawasi kualitas data, DJP akan mengidentifikasi kapan data rusak, basi, atau tidak akurat. Data lama atau basi dapat diarsipkan atau dihapus jika tidak lagi diperlukan. Kualitas data bukan satu-satunya yang harus dijaga tetapi juga harus mempertimbangkan biaya, dan harus mempertimbangkan untuk membersihkan lemari dan menghindari kekacauan dengan data yang Anda targetkan. Tim Tata Kelola Data Anda harus dapat menetapkan aturan dan proses dengan mudah. Data tepercaya Anda akan menjadi pilar bagi organisasi berbasis data yang membuat keputusan berdasarkan informasi dari berbagai sumber. Laporan Dataversity mengatakan bahwa 58 persen dari organisasi yang berpartisipasi dalam survei mereka mengatakan bahwa memahami kualitas data sumber adalah salah satu hambatan paling serius dalam rantai nilai data organisasi mereka. Perlu diperhatikan bahwa berdasarkan survei mereka, mengotomatiskan dan mencocokkan persyaratan bisnis dengan aset data dan mendokumentasikan garis keturunan hingga ke tingkat kolom adalah langkah penting untuk mengoptimalkan kualitas data.
Manajemen Data
Di sinilah Anda harus mengajukan pertanyaan penting ini, data apa yang harus dikelola dan di mana ia akan disimpan? Apakah perlu disimpan di tempat atau akankah berharga dan valid untuk menyimpan data di pihak ketiga seperti cloud publik.
Manajemen data pada dasarnya adalah pelaksanaan strategi tata kelola data. Ini menetapkan tanggung jawab untuk menerapkan standar dan kebijakan yang telah ditanamkan oleh strategi atau kerangka kerja tata kelola data. Ini mencakup tugas-tugas umum seperti
-
Membuat aturan Akses Berbasis Peran (RBAC) yang menetapkan tingkat akses untuk data
-
Menerapkan aturan database yang selaras dengan kebijakan tata kelola data
-
Membuat dan memelihara keamanan data ] untuk mematuhi apa yang telah diidentifikasi DJP CDO untuk data yang dimiliki oleh organisasi
-
Mengambil tindakan yang tepat untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan penyimpanan data sensitif
-
Membuat sistem untuk pengelolaan data master, yang merupakan satu tampilan data di seluruh perusahaan.
Manajemen data adalah kunci untuk melakukan inventarisasi data semacam ini:Memiliki strategi dan metode untuk mengakses, mengintegrasikan, menyimpan, mentransfer, dan menyiapkan data untuk analitik. Menurut Forrester Research, tata kelola data yang efektif tumbuh dari kematangan manajemen data.
Alat Perangkat Lunak Data
Tata kelola data mencakup proses pengelolaan siklus hidup data. Hal ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan, kegunaan dan integritas data. Selama ini dipertahankan, DJP dan CDO harus terus memantau dan menganalisis data organisasi. Itu harus dirawat dengan baik dan disimpan dengan aman dan aman. Ini tidak dapat dicapai tanpa perangkat lunak yang tepat yang diandalkan sebagai solusi yang tersedia untuk digunakan. Itu bisa mengandalkan layanan pihak ketiga, terutama jika disimpan di cloud atau lokal.
Solusi ini membantu organisasi mempertahankan serangkaian kebijakan, proses, dan pemilik yang konsisten di sekitar aset data mereka yang memungkinkan mereka memantau, mengelola, dan mengontrol pergerakan data secara efektif. Produk ini membantu pengguna menetapkan pedoman, aturan, dan langkah-langkah akuntabilitas untuk memastikan standar kualitas data terpenuhi. Alat tata kelola data akan sering memberikan rekomendasi juga, untuk meningkatkan efisiensi dan merampingkan proses.
Keamanan
Dalam postingan kami sebelumnya, di antara tak terhitung banyaknya ancaman malware yang memengaruhi bisnis, ransomware adalah pelanggar terbesar, yang merugikan organisasi lebih dari $7,5 miliar pada tahun 2019 saja. Bayangkan bagaimana pelanggaran keamanan yang drastis dapat memperburuk rencana organisasi Anda untuk membangun sebuah perusahaan untuk berkembang biak.
Tata kelola data sangat penting karena CDO atau DJP harus menganalisis secara menyeluruh dan menutupi data rahasia tersebut. Jika keamanan data diarsitektur secara sistematis, itu dapat dilacak sama seperti manajemen data yang sukses. Itu dapat menentukan dari mana data Anda berasal, dari mana itu, siapa yang memiliki akses ke sana, bagaimana itu digunakan, dan bagaimana menghapusnya.
Tata kelola data menentukan aturan dan prosedur pengelolaan data organisasi Anda, mencegah potensi kebocoran informasi bisnis sensitif atau data pelanggan sehingga data tidak jatuh ke tangan yang salah. Seiring pertumbuhan data, ini bisa menjadi tantangan murni.
Untuk platform lama dan untuk organisasi yang lebih besar dengan data yang kaya, platform lama cenderung membuat informasi tersembunyi yang lebih sulit untuk ditentukan dari mana asalnya. Silo tersebut sering diekspor, sebagian besar ke database Anda, dan diduplikasi untuk menggabungkan data dengan data lain yang disimpan, sehingga semakin sulit untuk mengetahui ke mana semua data itu pergi.
Kepatuhan
Tata kelola dan kepatuhan data berjalan seiring. Dalam laporan Dataversity, 48% perusahaan menempatkan kepatuhan terhadap peraturan sebagai pendorong utama mereka untuk tata kelola data. Tanpa tata kelola data yang tepat, bagaimana Anda bisa yakin bahwa organisasi Anda mematuhi peraturan?
Data cepat matang, terutama saat pandemi ini dimulai; orang sangat bergantung pada media sosial dan sarana lain melalui internet untuk menghindari kontak dengan orang lain. Data tumbuh begitu banyak dan itu berarti kepatuhan data harus ditangani terlebih dahulu dan dijaga dengan baik oleh organisasi atau perusahaan tersebut yang menyimpan informasi dan data sensitif Anda. Organisasi harus mematuhi peraturan apa yang ada di pemerintahan mereka. Di bawah Uni Eropa, Anda memiliki GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum), sedangkan di AS Anda memiliki PCI DSS (Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran), HIPAA (Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan), dan SOX ACT atau Sarbanes yang terkenal. –Oxley Act of 2002 (juga dikenal sebagai Reformasi Akuntansi Perusahaan Publik dan Undang-Undang Perlindungan Investor).
Kepatuhan sangat penting untuk keberhasilan tata kelola karena strategi ini harus diterapkan sebelum mengumpulkan dan mematangkan data dalam organisasi. Kepatuhan mengarahkan organisasi untuk memulai berdasarkan peraturan dan kepatuhan dalam pemerintah, yang telah dicakup oleh kerangka tata kelola data Anda. Peraturan ini mengharuskan organisasi untuk dapat melacak data mereka dari sumber hingga keusangannya, mengidentifikasi siapa yang memiliki akses ke data tersebut, dan mengetahui bagaimana dan di mana data tersebut digunakan. Tata kelola data menetapkan aturan dan prosedur seputar kepemilikan dan aksesibilitas data.
Kerangka kerja tata kelola data Anda memastikan bahwa data Anda sesuai dengan tujuannya. Dengan menyelaraskan orang, proses, dan teknologi organisasi Anda di sekitar strategi data terpusat, Anda dapat mulai memanfaatkan data Anda untuk mendapatkan keuntungan dari tujuan bisnis yang lebih besar. Dalam hal kepatuhan, memiliki proses kontrol yang jelas atas data Anda selaras dengan aturan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini sangat penting dalam industri yang sangat diatur seperti keuangan dan asuransi. Tata kelola data berarti memastikan Anda memiliki proses untuk mengontrol data Anda dan memastikan bahwa semua peraturan dipenuhi di semua praktik data organisasi Anda. Kepatuhan yang efektif hanya dapat dicapai dengan pendekatan holistik dan lengkap terhadap strategi tata kelola data Anda. Bagaimana Anda bisa berharap 100% yakin bahwa Anda mematuhi peraturan tanpa kontrol penuh atas data Anda dan bagaimana data itu dikumpulkan dan disimpan. Tanpa itu, informasi sensitif dapat jatuh ke tangan yang salah atau dibuang dengan tidak semestinya, yang mengarah ke sanksi keuangan pemerintah atau peraturan, tuntutan hukum, dan bahkan hukuman penjara. Snowflake menawarkan fitur yang dapat mengatur kontrol kepemilikan dan akses data, memungkinkan penerapan aturan dan prosedur untuk tata kelola data. Ini termasuk Penyembunyian Data Dinamis dan Tampilan Aman.
Tiga aspek penting dalam membangun strategi tata kelola data yang efektif adalah orang, proses, dan teknologi. Dengan strategi yang efektif, Anda tidak hanya dapat memastikan bahwa organisasi Anda tetap patuh, tetapi Anda juga dapat menambah nilai pada strategi bisnis Anda secara keseluruhan.
Kesimpulan
Tata kelola data bukanlah aliran yang tetap dan konstan. Ini adalah konvensi dan praktik yang harus secara dinamis merupakan pekerjaan yang sedang berjalan. Tata kelola data bergantung pada bagaimana data matang dalam organisasi atau perusahaan, terutama digunakan di tingkat perusahaan. Sangat penting bagi organisasi yang menghargai data atau datanya berfungsi sebagai pendorong utama kepentingan organisasi untuk menstabilkan kinerja keuangannya. Menentukan 6 komponen penting ini adalah suatu keharusan dan harus mendelegasikan orang yang tepat untuk mengelola dan mengamankan kepentingan organisasi dan perusahaan.
