Spreadsheet – Excel, Google Sheets, atau sheet dengan nama lain – adalah alat yang sangat keren dan kuat. Tapi kemudian, begitu juga database. Kapan Anda harus tetap menggunakan spreadsheet? Kapan Anda harus pindah ke database?
Anda dapat menggunakan spreadsheet dan database untuk tujuan serupa. Mengingat keduanya mengatur data dan memfasilitasi pelaporan, terkadang sulit untuk menentukan mana yang terbaik untuk digunakan. Jadi, mari kita bahas pro dan kontra dari setiap opsi.
Awalnya…
Jika Anda baru memulai bisnis, spreadsheet (atau "lembar") hampir selalu menjadi pilihan pertama Anda. Startup jarang memiliki anggaran untuk mendukung database yang dibuat khusus. Dan selain itu, bisnis Anda baru; Anda tidak akan tahu apakah itu akan tetap kecil, berkembang menjadi perusahaan besar, atau berada di tengah-tengah.
Faktor lainnya adalah bahwa struktur dan organisasi bisnis Anda kemungkinan akan berubah seiring pertumbuhannya. Jadi sungguh, membangun database di awal bukanlah pilihan yang umum. Di sinilah seprai biasanya digunakan.
Alasan paling penting untuk menggunakan lembar adalah karena tersedia. Anda dapat mulai menggunakan Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau program spreadsheet lainnya hanya dengan beberapa klik. Anda tidak perlu merencanakan struktur yang rumit; Anda cukup memasukkan data Anda, membuat perhitungan dan laporan, dan berbagi info dengan rekan kerja. Spreadsheet menawarkan banyak kemampuan bawaan yang keren, dan mereka dapat melihat bisnis kecil berjalan cukup lama.
Jadi katakanlah Anda memiliki semua data Anda di lembar. Mengapa Anda harus mempertimbangkan membangun database? Dengan kata lain, mengapa mempersulit hidup Anda jika semuanya berhasil?
Pada titik ini, saya sarankan Anda bertanya pada diri sendiri seberapa baik semuanya bekerja. Ingat, semuanya bekerja dengan baik sampai berhenti bekerja. Dalam hal lembar, semakin banyak data yang Anda miliki, semakin banyak masalah yang dapat Anda hadapi. Bagaimana database membantu Anda menghindari masalah ini? Dan kapan Anda harus mempertimbangkan untuk beralih?
Menggunakan Spreadsheet untuk Mengatur Data
Mari kita asumsikan kita telah memulai sebuah perusahaan yang menyediakan layanan telekomunikasi dan Internet kepada pelanggan. Kami perlu melacak pelanggan mana yang saat ini berlangganan layanan mana. Pelanggan dapat memiliki lebih dari satu layanan aktif dalam satu waktu, dan layanan tersebut dapat kedaluwarsa pada akhir periode yang ditentukan atau diperpanjang secara otomatis.
Mari kita lihat solusi yang menggunakan sheet.
Kami hanya membuat daftar semua data yang kami miliki, yaitu ada campuran data di satu tempat. Kami memiliki data pelanggan (kolom A hingga E), jenis layanan (kolom F), dan detail layanan (kolom G, H, dan J).
Sekilas, semuanya terlihat cukup bagus. Kami dapat melihat semua data tanpa melakukan tindakan rumit apa pun. Kami dapat memfilter data yang kami butuhkan dan membuat tabel atau grafik pivot untuk tujuan pelaporan. Sejauh ini, sangat baik.
Tetapi jika kita terus menggunakan sprei saat mendapatkan lebih banyak pelanggan, kita bisa mencapai titik ketika semuanya menjadi terlalu besar untuk sprei untuk dikelola. Dan ini membawa serangkaian masalah baru.
Potensi Masalah dengan Spreadsheet
Dibandingkan dengan spreadsheet, database rumit. Tetapi "komplikasi" ini memiliki tujuan yang berguna; mereka mencegah atau setidaknya meminimalkan masalah berikut:
Kualitas Data
Kualitas dan konsistensi data adalah masalah besar untuk lembar yang lebih besar. Meskipun kami bermaksud untuk menyimpan data dengan benar, masalah kualitas data sangat umum. Orang-orang membuat kesalahan, atau kami memiliki informasi yang tidak terduga untuk dimasukkan. Pikirkan saja bagaimana skenario for di bawah ini dapat menimbulkan masalah:
- Kami ingin menambahkan pelanggan baru tanpa menentukan jenis layanan mereka. Haruskah kami menambahkan detail pelanggan dan mengabaikan detail layanan? Jika kami hanya dapat menyisipkan pelanggan yang memiliki detail layanan, itu adalah anomali sisipan .
- Bagaimana jika kami menambahkan data layanan saat sudah tersedia, setelah membuat catatan pelanggan?
- Bagaimana jika pelanggan berlangganan beberapa layanan? Haruskah kita membuat record baru untuk setiap layanan, karena kita hanya dapat memiliki satu jenis layanan per record?
- Bagaimana jika kami memiliki beberapa catatan untuk satu pelanggan dan kami perlu memperbarui informasi pelanggan tersebut? Kecuali kami mengubah informasi di semua baris yang relevan, data kami tidak akan konsisten. Kami dapat memiliki dua alamat berbeda untuk akun yang sama; dalam keadaan seperti itu, bagaimana kita bisa tahu data mana yang benar?
- Apa yang terjadi saat kami menghapus data? Jika kami menghapus seluruh baris, kami kehilangan semua data pelanggan itu. Ini bukan ide yang bagus; lebih baik untuk menghapus hanya data layanan mereka dan menyimpan data pelanggan mereka. Tapi bagaimana kita bisa melakukannya jika semuanya disimpan bersama dalam satu baris?
- Bagaimana jika hanya satu pelanggan yang berlangganan layanan dan kami menghapus catatan itu? Jika kami menghapus catatan pelanggan itu, apakah kami juga menghapus semua catatan layanan itu? (Ini disebut menghapus anomali .) Apakah itu berarti kami tidak menawarkan layanan itu lagi? Jika kami masih menawarkannya, kami kehilangan semua parameter yang terkait dengan layanan tersebut.
Jelas, akan ada komplikasi dalam menyimpan data untuk bisnis apa pun. Kita semua pernah mengalami masalah kualitas data – mis. mendapat tagihan untuk layanan yang tidak kami pesan, ditagih dua kali untuk hal yang sama, atau ada paket yang dikirim ke alamat yang salah. Hal-hal ini terjadi, dan pada kumpulan data kecil, relatif mudah untuk memperbaikinya. Tetapi apa yang terjadi ketika kita memiliki ribuan atau bahkan jutaan baris? Kami akan segera mendedikasikan hampir seluruh waktu kami untuk memperbaiki masalah ini.
Masalah Kinerja
Masalah kinerja terjadi ketika kumpulan data menjadi terlalu besar untuk ditangani secara efisien oleh sheet. Anda akan mengalami masalah kualitas data lebih cepat daripada masalah kinerja, tetapi itu tidak berarti bahwa masalah kinerja tidak penting. Au contrare; masalah kinerja bisa lebih berbahaya daripada masalah kualitas data.
Biasanya mencari baris tertentu, menyisipkan baris baru, memperbarui atau menghapus nilai sel di baris yang ada, dan menghapus seluruh baris. Semua tindakan ini memerlukan banyak pemfilteran, yang tidak menjadi masalah pada kumpulan data kecil. Tetapi ketika seprai Anda menjadi sangat besar, bahkan operasi sederhana bisa memakan waktu beberapa menit. Menghabiskan setengah hari kerja Anda menunggu filter melakukan tugasnya bukanlah pilihan yang bijaksana.
Ada juga masalah terkait redundansi – menyimpan data yang sama beberapa kali di disk (misalnya, data pelanggan disimpan berulang kali dalam beberapa baris). Hal ini juga akan berdampak pada performa.
Pada perangkat keras yang layak, lembaran dengan ribuan baris akan baik-baik saja. Tetapi ketika Anda masuk ke dalam puluhan ribu baris, masalah kinerja dapat menimbulkan masalah. Tak perlu dikatakan, sheet dengan ratusan ribu atau bahkan jutaan baris akan memiliki kinerja yang sangat buruk.
Di sisi lain, database di sini untuk memecahkan masalah kinerja. Ketika semuanya diatur dengan benar, bekerja dengan jutaan baris tidak akan menimbulkan tantangan apa pun.
Mengelola Data dan Laporan Historis
Satu lagi masalah penting dengan lembar adalah melacak perubahan data dari waktu ke waktu. Jika Anda hanya menghapus data dari lembar, Anda akan kehilangannya. Jika Anda memutuskan untuk menyimpan lembar harian (untuk menangkap semua perubahan dan menyimpan data historis), Anda akan segera menemukan diri Anda terkubur di bawah banyak lembar. Membuat laporan dari struktur seperti itu benar-benar memakan waktu, dan kualitas laporan apa pun yang dihasilkan darinya akan sangat dipertanyakan.
Apakah Anda Mengalami Masalah Seperti Ini dengan Data Anda?
Dalam artikel hari ini, kami telah membahas beberapa kerugian menggunakan lembar untuk mengatur banyak data. Apakah Anda pernah mengalami salah satu dari masalah tersebut? Apakah Anda siap untuk membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya? Jika jawabannya “ya”, Anda berada di tempat yang tepat! Minggu depan, kita akan mempelajari bagaimana database memecahkan masalah dengan menyimpan data dalam lembar.
