Melanjutkan rangkaian Tips – Trik dan Pedoman kami dengan Microsoft Access membagikan beberapa item tambahan untuk bulan ini. Artikel yang sedang berlangsung akan terus fokus pada tabel dalam database Access.
Menggunakan tabel untuk daftar drop-down?
Tabel dalam database Access digunakan untuk menyimpan semua informasi database. Ini adalah tujuan mendasar untuk semua data dalam database. Tapi apa alasan lain untuk menyimpan komponen lain dari database?
Di sebagian besar basis data, ada pilihan untuk daftar drop-down dalam formulir. Misalnya, tabel pelanggan akan menyimpan bidang seperti negara bagian di Amerika Serikat. Contoh lain adalah produk tertentu yang dijual atau diproduksi oleh perusahaan atau contoh lain adalah meja untuk menyimpan karyawan, dll. Ada opsi dalam formulir yang disebut daftar nilai, tetapi untuk mengelola pilihan dengan lebih baik, tabel terpisah harus digunakan untuk menyimpan item tertentu yang terdapat dalam daftar.
Untuk memastikan bahwa setiap record memiliki nilai yang tepat, tabel opsi harus menjadi sumber nilai utama. Anda tidak ingin pengguna akhir "mengubah" nilai dengan cepat karena hal ini dapat menyebabkan memasukkan nilai yang tidak konsisten karena alasan apa pun.
Tabel karyawan seperti yang disebutkan di bawah ini mungkin memiliki desain berikut.
Seperti disebutkan, masuk akal untuk mengatur status setiap karyawan ke "Aktif" karena ini adalah karyawan yang akan dimasukkan dalam daftar drop-down. Dengan tidak menghapusnya, mereka masih tersedia untuk digunakan di masa mendatang.
Kiat – Memberi nama tabel daftar dropdown yang sebenarnya dengan cara yang tepat dapat membantu. Misalnya, memberi nama semua tabel untuk daftar drop-down yang dimulai dengan “TblDrp……” akan menyimpan semuanya bersama-sama di jendela database seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:
Validasi data saat memasukkan data ke database pada level tabel
Seiring dengan tabel drop-down yang memaksa data akurat ke dalam tabel, metode lain di dalam tabel itu sendiri adalah menetapkan aturan validasi. Ini dilakukan dalam desain tabel di dalam properti bidang itu sendiri.
Misalnya, untuk memastikan tanggal pengiriman yang akurat di masa mendatang dimasukkan, Anda dapat menggunakan aturan validasi untuk mengontrolnya dengan melakukan hal berikut.
Aturan Validasi:[ShippedDate]>=Date()
Teks Validasi:Tanggal pengiriman harus tanggal saat ini atau tanggal di masa mendatang.
Lihat gambar di bawah
Ketika aturan validasi "rusak", maka muncul pesan berikut. Lihat gambar di bawah.
Ini hanyalah beberapa tip menghemat waktu saat menggunakan tabel Access. Jika Anda kesulitan mengetahui cara memulai Microsoft Access, hubungi Arkware hari ini untuk kebutuhan basis data apa pun.
