Banyak bisnis menggunakan Microsoft Excel untuk mengelola data mereka, tetapi mereka tidak tahu apa yang hilang dengan tidak memutakhirkan ke database! Spreadsheet mungkin terlihat mirip dengan database, tetapi spreadsheet tidak sekuat itu. Plus, mendapatkan informasi masuk dan keluar dari spreadsheet seringkali membosankan dan tidak praktis. Banyak entri data manual diperlukan, dan ini meningkatkan risiko kesalahan.
Jika Anda ingin meningkatkan dari Microsoft Excel ke Microsoft Access, Anda membuat pilihan tepat yang memungkinkan bisnis Anda menjadi lebih aman dan efisien. Di bawah ini kami membagikan beberapa tips tentang cara melihat pengembalian terbesar dari database Access Anda.
MS Access ramah pengguna. Anda dapat menggunakannya tanpa harus belajar bahasa pemrograman.
Microsoft Access tersedia dengan langganan Office Anda, dan Anda tidak perlu mempelajari bahasa pemrograman untuk menggunakannya. Access dianggap sebagai aplikasi basis data non-teknis yang ramah pengguna untuk rata-rata orang. Bahkan, Anda dapat menggunakannya untuk membuat aplikasi tanpa memerlukan latar belakang dalam pengkodean.
Kami merekomendasikan untuk mempelajari Access dan menguji fitur-fiturnya agar Anda terbiasa dengan perbedaan antara database dan spreadsheet. Tapi, jangan habiskan waktu untuk mencoba mempelajari bahasa pemrograman baru. Ini tidak perlu untuk menggunakan fungsi dasar Microsoft Access.
Gunakan hanya jumlah tabel yang diperlukan aplikasi Anda.
Tidak ada jumlah tabel yang "benar" yang Anda butuhkan dalam aplikasi Anda. Gunakan jumlah yang sesuai – tidak lebih, tidak kurang. Pengguna basis data pemula memiliki kecenderungan untuk menggunakan terlalu sedikit tabel dan akhirnya mencoba menjejalkan terlalu banyak informasi ke dalam satu tempat. Di sisi lain, beberapa pengguna membuat lusinan database, padahal sebenarnya mereka hanya membutuhkan sedikit.
Hindari pengulangan dan data yang berlebihan.
Hal lain yang ingin Anda hindari adalah mengulang data dalam satu tabel. Desain database relasional menangani data berulang dengan memecahnya menjadi tabel terpisah. Jadi, jika Anda menemukan diri Anda menomori nama bidang seperti Item 1, Butir 2, Butir 3 , dll., buat tabel terpisah untuk menyimpan data.
Hal yang sama terjadi pada data yang berlebihan – hindari! Data yang berlebihan tidak perlu ada di database Anda, dan itu benar-benar dapat merusak data Anda. Misalnya, jika Anda memiliki nama pelanggan yang disimpan dalam dua tabel dan hanya memperbarui salah satu tabel, data tersebut tidak lagi dapat diandalkan.
Gunakan konvensi penamaan untuk menghindari kebingungan.
Saat Anda memilih konvensi penamaan untuk objek database Anda, Anda harus tetap menggunakannya untuk menghindari kebingungan. Dengan cara ini, semua tabel database, kolom, batasan, dan objek lain akan dinamai dengan cara yang konsisten dan andal. Kabar baiknya adalah Anda dapat memilih konvensi penamaan apa pun yang Anda inginkan (sesuai alasan) – kuncinya adalah konsisten.
Gunakan nol hanya jika perlu.
Null sering digunakan secara berlebihan. Tujuan sebenarnya menggunakan null adalah ketika bidang informasi benar-benar tidak diketahui. Ini berbeda dengan bidang yang perlu dikosongkan. Sebagai contoh, ketika mengisi baris Alamat 1 dan Alamat 2 pada sebuah tabel, baris Alamat 2 biasanya dikosongkan. Tapi, "kosong" adalah nilai yang diketahui, jadi Anda tidak perlu memasukkan nol.
Berkonsultasilah dengan pakar konsultasi Microsoft Access.
Terakhir, pastikan Anda memiliki pakar teknologi Microsoft untuk berkonsultasi. Seiring pertumbuhan dan perubahan bisnis Anda, kebutuhan database Anda mungkin juga demikian. Basis data Anda selalu berfungsi untuk Anda dan menyediakan data yang aman dan konsisten untuk Anda. Dengan bermitra dengan tim pakar database, Anda bisa mendapatkan nilai maksimal dari database Anda.
Arkware menyediakan dukungan Microsoft Access dan layanan penggantian untuk bisnis dari semua ukuran. Jadwalkan konsultasi gratis Anda untuk mendiskusikan kebutuhan database Anda.
